Кто подписывает счёт-фактуру

Кто должен подписывать счёт-фактуру, определяет п. 6 ст. 169 НК РФ. Для организации в нём названы руководитель и главный бухгалтер. Закон также допускает подписи других лиц, которым организация передала соответствующие полномочия. Поэтому ответ нельзя свести только к должности человека: нужно учитывать и документ, на основании которого он действует.

Если за организацию расписывается представитель, основанием может быть приказ, иной распорядительный документ по организации или доверенность от её имени. Это предусмотренные законом способы наделить человека правом подписи. Само участие сотрудника в подготовке счёта-фактуры ещё не объясняет, почему именно он вправе его подписать. При оценке подписи нужно сопоставить её с полномочиями подписавшего лица, а не только с его рабочими обязанностями.

Для индивидуального предпринимателя правило сформулировано отдельно. Он вправе поставить подпись лично, а может передать это право другому лицу по доверенности от своего имени. В отличие от правила для организации, приказ как основание полномочий такого представителя в п. 6 ст. 169 НК РФ не назван. При подписании также указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения.

Электронная форма меняет требование к подписи. Здесь применяется усиленная квалифицированная электронная подпись — именно такой вид электронной подписи указан в законе. Норма называет руководителя организации либо уполномоченных лиц, а также индивидуального предпринимателя. Для представителей организации перечислены приказ, иной распорядительный документ или доверенность. Правило об электронной форме изложено в отдельном абзаце п. 6 ст. 169 НК РФ; требование о подписях руководителя и главного бухгалтера нельзя механически переносить на него.

Покупатель не расписывается в счёте-фактуре лишь потому, что получает его от продавца. Пункт 6 ст. 169 НК РФ не возлагает на получателя такую обязанность. То же относится к заказчику работ или услуг: он не обязан подписывать полученный от продавца счёт-фактуру. Поэтому отсутствие подписи заказчика следует отличать от отсутствия подписи лица, которое должно подписать документ со стороны выставившего его продавца.

Подпись имеет значение для налогового вычета — принятия предъявленного налога к вычету. Пункт 2 ст. 169 НК РФ связывает это право с выполнением требований к счёту-фактуре, включая требования п. 6. При этом положение об ошибках, которые не мешают установить участников и содержание операции, не даёт основания игнорировать правила о подписантах. Для вопроса о подписи существенны форма документа, статус выставившего его лица и подтверждённое право представителя действовать от его имени.