Кто должен заполнять транспортную накладную

Если вы отправляете груз и хотите понять, кто должен заполнять транспортную накладную, начните с договора перевозки. При отсутствии специального условия её составляет грузоотправитель — участник, отправляющий груз. Именно на него возложено оформление по общему правилу ч. 1 ст. 8 УАТ. Нельзя исходить только из того, что транспорт предоставляет перевозчик: обязанность составить накладную определяется иначе.

Договор позволяет изменить распределение этой работы. Например, составление накладной можно поручить перевозчику. Когда такое условие согласовано, ориентироваться нужно на него, а не требовать оформления от отправителя по общему правилу. Если же договор ничего об этом не говорит, заполнять документ должен грузоотправитель. Возможность договориться об ином прямо предусмотрена ч. 1 ст. 8 УАТ.

Значение накладной связано с самим договором: она подтверждает его заключение. Поэтому вопрос об исполнителе стоит решить при согласовании перевозки, сопоставив условие об оформлении с тем, кто фактически готовит документ. Если вы рассчитываете, что накладную составит транспортная компания, закрепите это в договоре перевозки. Основание для такого условия — ч. 1 ст. 8 УАТ.

Форма документа может быть бумажной или электронной. Выбор электронной транспортной накладной не меняет исходного распределения обязанности: составителем остаётся грузоотправитель, пока договором не предусмотрено другое. При подготовке документа нужно учитывать форму и порядок оформления либо формирования, установленные правилами перевозок грузов. Эти положения содержатся в ч. 1 и 2 ст. 8 УАТ.

Заказ на перевозку и транспортная накладная выполняют разные задачи. Договор можно заключить через принятие перевозчиком заказа к исполнению; при договоре об организации перевозок используется заявка грузоотправителя. Но вопрос о том, кому составлять накладную, решается по условию договора и правилу о грузоотправителе. Для этих ситуаций применяются ч. 1 и 5 ст. 8 УАТ.

Перед передачей груза учтите и документы, которые должны сопровождать его перевозку. Грузоотправитель представляет дополнительно к накладной предусмотренные для груза документы: например, сертификаты, паспорта качества или документы по санитарным и таможенным правилам, когда их наличие обязательно. Для документов, доступных в государственных информационных системах, допустим другой вариант: отправитель указывает в накладной регистрационные номера. Этот вариант применим и при размещении в таких системах сведений о документах — ч. 4 ст. 8 УАТ.

Откладывать оформление до момента после приёма груза рискованно для организации перевозки. По общему правилу перевозчик не принимает груз, если транспортная накладная не оформлена; закон предусматривает исключение для отдельно указанного случая. Практический вывод для обычной перевозки — заранее определить составителя и обеспечить оформление к передаче груза. Требование о приёме закреплено в ч. 3 ст. 8 УАТ.