Кто должен заполнять электронную транспортную накладную

Если вы отправляете груз и выясняете, кто должен заполнять электронную транспортную накладную, начните с договора перевозки. Когда в нём нет условия о другом составителе, подготовка накладной лежит на грузоотправителе. Электронный способ оформления не меняет этого исходного распределения обязанностей: ч. 1 ст. 8 УАТ допускает и бумажную накладную, и формирование электронной. Для выбора ответственного сначала имеет значение содержание договора.

Перевозчик может составлять накладную, если такое распределение обязанностей предусмотрено договором перевозки груза. Поэтому при требовании перевозчика заполнить документ сопоставьте это требование с согласованными условиями. Если договор поручает составление перевозчику, опираться нужно на это условие; если стороны оставили вопрос без специального соглашения, действует обязанность грузоотправителя по ч. 1 ст. 8 УАТ. Так можно разрешить спор о том, кому готовить документ перед отправкой.

Для подготовки электронной накладной нужно учитывать не только договорённость о составителе, но и требования к её оформлению. Форма накладной и порядок её формирования определяются правилами перевозок грузов. Формат электронного документа утверждается в порядке, предусмотренном ч. 2 ст. 8 УАТ. Условие договора о том, кто составляет накладную, решает вопрос об обязанном лице, а требования к форме регулируют оформление самого документа.

Если перевозка организована через электронную систему, различайте составителя накладной и оператора этой системы. Электронные перевозочные документы формируются участниками информационного взаимодействия и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — п. 1 ч. 1 ст. 18.1 УАТ. Оператор обеспечивает обработку, направление документов и обмен между участниками, включая обмен через системы других операторов. Эти его обязанности закреплены в п. 6, 7 и 17 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

К отправке могут понадобиться и другие документы на груз. Грузоотправитель представляет документы, требуемые санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами, а также обязательные сертификаты, паспорта качества и удостоверения. Вместо представления этих документов допускается внести в накладную их регистрационные номера, когда сами документы или сведения о них доступны в государственных информационных системах. Такой способ предусмотрен ч. 4 ст. 8 УАТ; выбирайте документы с учётом требований к перевозимому грузу.

Оставлять оформление до момента, когда груз уже предъявлен к перевозке, рискованно: по общему правилу перевозчик не принимает груз без транспортной накладной — ч. 3 ст. 8 УАТ. До отправки согласуйте исполнение договорного условия о её составлении. Это позволит сторонам заранее решить, кто готовит накладную и представляет необходимые сведения о грузе.

Заказ или заявка на перевозку решают другой вопрос: через их принятие к исполнению перевозчиком может заключаться договор. При договоре об организации перевозок используется заявка грузоотправителя; заказ и заявка также могут быть электронными — ч. 5 ст. 8 УАТ. При этом заключение договора перевозки подтверждается именно транспортной накладной по ч. 1 той же статьи.