Кто должен подписывать электронные транспортные накладные

Электронную транспортную накладную должны подписывать участники информационного взаимодействия. Для ответа на вопрос о конкретном подписанте нужно различать участие в обмене документами и подготовку накладной. По общему правилу её составляет грузоотправитель, но договор перевозки может предусматривать другой порядок. Это правило о составлении закреплено в ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (УАТ). Подписание электронного документа регулирует п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Если накладную поручают подписать представителю, учитывайте его полномочия действовать за участника обмена. Закон прямо допускает усиленную неквалифицированную электронную подпись физического лица, действующего на основании доверенности. Доверенность в таком случае подтверждает полномочия человека, а электронная подпись используется для подписания документа. Выбор представителя и выбор технического средства подписания решают разные задачи — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Один из допустимых способов подписания — усиленная квалифицированная электронная подпись. Другой — усиленная неквалифицированная подпись физического лица при соблюдении специальных условий. Для второго способа сертификат ключа проверки должен создаваться и использоваться в инфраструктуре электронного предоставления государственных и муниципальных услуг. Взаимодействие человека с этой инфраструктурой организуется с применением средств защиты информации, прошедших оценку соответствия. Произвольный способ электронного подтверждения для такого подписания выбирать нельзя — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Когда груз получает физическое лицо, для него предусмотрен более простой вариант: простая электронная подпись. Условие касается получения её ключа — человек должен получить его при личной явке по правилам использования простой подписи для государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Это разрешение связано именно со статусом грузополучателя и не распространяется автоматически на любого подписанта накладной — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Электронный обмен обеспечивает оператор информационной системы перевозочных документов. Он идентифицирует участников через установленную систему идентификации и аутентификации либо с использованием сертификата ключа проверки усиленной квалифицированной подписи. Кроме того, оператор обеспечивает заключение и исполнение соглашения об электронном документообороте. При организации подписания учитывайте это соглашение наряду с полномочиями представителя — пп. 9 и 18 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

После формирования электронный перевозочный документ подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Передачу из системы электронных перевозочных документов обеспечивает её оператор. Поэтому при распределении обязанностей по накладной различайте, кто её составляет, кто подписывает и кто обеспечивает передачу: это отдельные действия в одном документообороте — п. 1 ч. 1 и п. 7 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.