Кто должен оформлять счёт-фактуру
Обязанность составить документ лежит на налогоплательщике, включая налогового агента. Кто вправе его подписать, зависит от того, выставляет документ организация или предприниматель и используется ли электронная форма.
Коротко
Нужно оформлять счёт-фактуру налогоплательщику, в том числе налоговому агенту, при совершении облагаемых операций по п. 3 ст. 169 НК РФ. Подписи за организацию ставят её руководитель и главный бухгалтер; передать это право можно уполномоченным лицам. У предпринимателя право подписи есть у него лично или у представителя по доверенности.
Ответ подробно: кто составляет и подписывает документ
Если нужно определить, кто должен оформлять счёт-фактуру по сделке, сначала определите роль её участников. При облагаемых операциях обязанность составить документ возложена на налогоплательщика, включая того, кто выступает налоговым агентом. Вместе с этим он обязан вести книги покупок и продаж. Для операций, освобождённых от налогообложения, предусмотрено исключение с оговоркой о специальном случае — п. 3 ст. 169 НК РФ.
На вопрос, кто делает счет фактуру в организации, полезно ответить отдельно от вопроса о подписи. Обязанность перед законом несёт налогоплательщик. Подписантами выступают руководитель и главный бухгалтер либо другие уполномоченные лица. Если подпись ставит другой сотрудник, его полномочия оформляют приказом, иным распорядительным документом организации или доверенностью от её имени. Так можно определить, вправе ли конкретный человек подписывать документ за организацию — п. 6 ст. 169 НК РФ.
Предпринимателю разрешено подписать выставляемый им счёт-фактуру лично или поручить подпись представителю. Для представителя требуется доверенность от имени ИП. При подписании указывают основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дату его присвоения. Приказ организации и доверенность предпринимателя относятся к разным способам подтверждения полномочий; выбирать их нужно с учётом того, кто выставляет документ, — п. 6 ст. 169 НК РФ.
Если счёт-фактура оформлен электронно, для его подписания используют усиленную квалифицированную электронную подпись. В организации её использует руководитель либо лицо, получившее полномочия по приказу, иному распорядительному документу или доверенности. Правило об электронной подписи охватывает также индивидуального предпринимателя. При реализации прослеживаемых товаров, в том числе при их передаче в составе работ, применяется электронная форма с предусмотренными исключениями. Покупающие такие товары организации и ИП обязаны обеспечить получение электронных документов через оператора электронного документооборота — п. 1.1, 1.2 и 6 ст. 169 НК РФ.
Иногда стороны вправе договориться обходиться без счёта-фактуры. Это касается реализации покупателю, который не является плательщиком НДС либо освобождён от обязанностей по исчислению и уплате налога. Согласие сторон должно быть письменным. На реализацию товаров, подлежащих прослеживаемости, это условие не распространяется — п. 3 ст. 169 НК РФ.
При подготовке документа учитывайте, какое событие он оформляет. Для реализации нужны сведения об отгрузке, количестве, стоимости и налоговой ставке; при получении предоплаты — сведения о платеже и предстоящей поставке. Если после отгрузки меняются цена или количество, корректировочный счёт-фактура связывает первоначальные и изменённые показатели. Налогоплательщик вправе объединить корректировку нескольких ранее составленных им счетов-фактур в одном документе — п. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ.
Что говорит закон: полномочия на подпись
Статья в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Документы: сведения для оформления и подписи
Подберите документы под операцию и способ подтверждения полномочий по ст. 169 НК РФ.
| Документ |
|---|
| Приказ, иной распорядительный документ или доверенность организации, если подписывает уполномоченное лицо |
| Доверенность от имени ИП, если подпись поручена представителю |
| Документы, из которых можно перенести в счёт-фактуру реквизиты отгрузки, выполнения работ, оказания услуг или передачи прав |
| Документ о платеже с номером для оформления счёта-фактуры на предоплату |
| Первоначальные счета-фактуры при составлении корректировочного документа |
| Письменное согласие сторон на несоставление счетов-фактур при соблюдении условий п. 3 ст. 169 НК РФ |
Частые вопросы: кому поручить оформление
Составление, подписание и получение счёта-фактуры связаны с разными обязанностями участников сделки.
Как оформить сотруднику полномочия на подпись счёта-фактуры?
Организация может поручить сотруднику подписание, закрепив это полномочие в приказе или другом распорядительном документе. Также подходит доверенность от имени организации. Такие способы передачи права подписи предусмотрены п. 6 ст. 169 НК РФ.
Обязательно ли предпринимателю подписывать документ лично?
ИП может передать право подписи представителю по доверенности от своего имени. При подписании счёта-фактуры указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения — п. 6 ст. 169 НК РФ.
Должен ли покупатель получать электронные счета-фактуры на прослеживаемые товары?
Организации и индивидуальные предприниматели, приобретающие такие товары или получающие их в составе выполненных работ, обязаны обеспечить электронное получение счетов-фактур, включая корректировочные. Получение идёт по телекоммуникационным каналам через российского оператора электронного документооборота, соответствующего установленным требованиям, — п. 1.2 ст. 169 НК РФ.
Услуги и темы рядом
Консультация по обязанностям бизнеса и другие вопросы об оформлении счетов-фактур.
Не откладывайте защиту