Когда выставляется счёт-фактура

Обязанность выставить счёт-фактуру возникает при событиях, перечисленных в п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2. Это реализация товаров, работ и услуг, передача имущественных прав, а также получение денег в счёт будущего исполнения. Поэтому ответ на вопрос, когда выписывается документ, начинается с определения самой операции. Одинаковое название договора ещё не означает одинаковую дату начала срока: товар может быть уже отгружен, а деньги могут поступить как предварительная оплата.

При продаже товара ориентиром служит день отгрузки. Если покупатель пока не заплатил, счёт-фактуру всё равно нужно выставить в срок, отсчитываемый со дня отгрузки. Пункт 3 связывает срок с отгрузкой, а не с последующей оплатой уже переданного товара. На выставление отведено не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки. Считайте календарные дни, включая выходные, а не пять рабочих дней.

Для выполненных работ началом отсчёта назван день их выполнения, для услуг — день оказания. Если вопрос касается счёта-фактуры за работы, нужно установить, когда работы выполнены, и соотнести с этим событием оформление документа. Сама по себе договорённость выполнить работы в будущем ещё не является их выполнением. Но полученная до этого оплата имеет самостоятельное значение: для неё тот же пункт предусматривает отдельное основание выставления счёта-фактуры.

Аванс — это оплата в счёт будущей поставки, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав. Правило распространяется и на частичную предоплату: ждать поступления всей договорной суммы для начала отсчёта нельзя. Срок связан с днём получения соответствующих денег. Поэтому, выясняя, когда нужно выставлять счёт-фактуру, различайте поступление аванса и оплату после исполнения. В первом случае закон прямо называет получение денег событием, от которого считают срок.

Вопрос о том, какой датой должна быть оформлена счёт-фактура, нельзя сводить к требованию всегда ставить дату отгрузки. Пункт 3 устанавливает предельный промежуток для выставления, а не единственную дату, одинаковую для всех операций. Сначала определяется событие, затем проверяется, укладывается ли выставление в установленный срок. Если товар уже отгружен, выставьте счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки, даже если покупатель ещё не перечислил деньги.

Передача имущественных прав отдельно упомянута в том же пункте. Для неё отсчёт привязан к дню передачи, а для предварительной оплаты таких прав — к получению денег. Здесь нельзя автоматически подставлять дату отгрузки товара: предмет операции иной. Практический смысл разграничения простой: при проверке срока нужно найти именно то событие, которое соответствует исполнению по конкретной операции, и учитывать, была ли до него получена полная либо частичная предоплата.

Если стоимость уже отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных прав изменилась, применяется правило о корректировочном счёте-фактуре. В п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2 названы изменение цены и уточнение количества или объёма. Для такого документа предусмотрены свои пять календарных дней, связанные с составлением документов об изменении стоимости, на которые отсылает этот пункт. Отсчитывать их заново от прежней отгрузки означало бы смешать первоначальное оформление и последующую корректировку.

При продаже физическому лицу проверьте вид операции и форму расчёта: от них зависит, достаточно ли выдать кассовый чек или иной документ установленной формы. По п. 7 ст. 168 НК РФ ч.2 при наличной продаже в розничной торговле и общественном питании, а также при выполнении работ и оказании платных услуг непосредственно населению, предусмотрено специальное правило. Выдача кассового чека или иного документа установленной формы в названных случаях означает исполнение требований об оформлении расчётных документов и выставлении счетов-фактур.

Освобождение продавца от обязанностей по налогу тоже нужно учитывать отдельно. Пункт 5 ст. 168 НК РФ ч.2 различает составление счёта-фактуры с надписью «Без налога (НДС)» и случаи, когда он вообще не составляется. Последнее прямо предусмотрено для применяющих единый сельскохозяйственный налог или упрощённую систему налогоплательщиков, если они освобождены от обязанностей по исчислению и уплате налога. Поэтому отсутствие выделенной суммы НДС ещё не объясняет, какой вариант оформления применим.

Наконец, п. 3 содержит особый срок для названных в нём налоговых агентов при оплате услуг иностранных организаций в электронной форме: не позднее пяти календарных дней месяца, следующего за истекшим кварталом получения оплаты или частичной оплаты. Переносить этот порядок на обычную поставку нельзя. Чтобы определить срок выставления своего документа, сопоставьте вид операции, событие начала отсчёта и наличие прямо предусмотренного исключения. Именно это позволяет ответить, сколько дней даётся в соответствующем случае.