Каким требованиям должен соответствовать счёт-фактура

Счёт-фактура служит основанием для принятия предъявленного продавцом НДС к вычету. Поэтому ответ на вопрос, какой должна быть счёт-фактура, начинается с определения операции, по которой её выставили. В ст. 169 НК РФ отдельно предусмотрены сведения для реализации, предварительной оплаты и корректировки стоимости. Нельзя оценивать документ на аванс только по тем показателям, которые относятся к уже отгруженному товару.

Для реализации п. 5 ст. 169 НК РФ предусматривает порядковый номер и дату составления, налоговую ставку, стоимость всего количества товаров, работ, услуг или переданных имущественных прав с налогом. Количество или объём отражаются исходя из принятых единиц измерения, если их возможно указать. Для товара, подлежащего прослеживаемости, предусмотрена также его стоимость. Прослеживаемость здесь означает особую категорию товаров, для которой закон устанавливает дополнительные сведения и требования к обмену счетами-фактурами.

При получении оплаты в счёт будущей поставки применяется п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Среди предусмотренных им реквизитов — номер, дата, сумма полной или частичной оплаты и налоговая ставка. Если меняется стоимость уже отгруженного, применяется п. 5.2: документ обозначается как корректировочный, получает номер и дату. В нём отражаются предусмотренные законом показатели стоимости без налога до и после изменения, а также ставка налога.

Подпись проверяется отдельно от содержания. По п. 6 ст. 169 НК РФ от организации документ подписывают руководитель и главный бухгалтер либо лица с полномочиями по приказу, иному распорядительному документу или доверенности. За предпринимателя может подписать он сам или представитель по доверенности. При этом указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения.

Бумажный носитель допускается наряду с электронной формой. По п. 1 ст. 169 НК РФ электронный обмен предполагает взаимное согласие сторон и совместимые средства приёма и обработки, кроме предусмотренных законом исключений. Электронному документу нужна усиленная квалифицированная электронная подпись по п. 6. Для приобретения или получения в составе работ прослеживаемых товаров п. 1.2 предусматривает получение электронных счетов-фактур через оператора электронного документооборота, отвечающего установленным требованиям.

Наконец, п. 2 ст. 169 НК РФ не позволяет считать любой дефект причиной отказа в вычете. Если ошибка не мешает установить продавца, покупателя, предмет сделки, стоимость, ставку и предъявленный налог, она не служит таким основанием. Отдельно названы отсутствие или неверное указание сведений из подпунктов 16–18 п. 5. При оценке ошибки нужно сопоставлять её с этими критериями, а не ограничиваться самим фактом неточности.