Какие журналы учёта обязательны в организации

Чтобы определить, какие журналы учёта должны быть в организации, нужно соотнести записи с их назначением. Для трудовых книжек предусмотрены книги или журналы двух видов. Производственные несчастные случаи регистрируются отдельно. Для работ с системами противопожарной защиты предназначен журнал эксплуатации. Эти обязанности закреплены соответственно в п. 40 порядка ведения трудовых книжек, ст. 230.1 ТК РФ и п. 54 Правил противопожарного режима в Российской Федерации.

Если работодатель принимает трудовую книжку сотрудника при поступлении на работу, её указывают в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В неё также включают книжки и вкладыши, которые выдают работникам вновь. Для записей нужны серия и номер. Так можно разграничить движение документов работников и операции с ещё не использованными бланками — п. 40 порядка ведения трудовых книжек.

Для получения и расходования бланков предназначена другая книга учёта. В ней фиксируют все операции с бланками трудовой книжки и вкладыша, указывая серию и номер каждого. Работодатель самостоятельно разрабатывает обе книги. Их требуется пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации; печать ставят при её наличии. Эти требования относятся к обеим книгам, независимо от выбора названия «книга» или «журнал», — п. 40 порядка ведения трудовых книжек.

При несчастном случае на производстве запись делают после его оформления в установленном порядке. Регистрировать нужно каждый такой случай. Учёт ведёт работодатель или его представитель, на которого он возложен решением комиссии, а в предусмотренных случаях — решением государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование. Для журнала регистрации применяется установленная форма — ст. 230.1 ТК РФ.

Если расследовался групповой, тяжёлый либо смертельный несчастный случай, помимо регистрации требуется хранить акт расследования и материалы. Второй экземпляр акта вместе с материалами остаётся у работодателя, осуществляющего учёт, на 45 лет. Это отдельная обязанность по хранению документов расследования, которую следует учитывать при организации работы с журналом несчастных случаев, — ст. 230.1 ТК РФ.

Для противопожарных систем учитывают сведения о проводимых с ними работах. Информацию вносят в журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Организацию ремонта, технического обслуживания и эксплуатации средств пожарной безопасности и пожаротушения обеспечивает руководитель организации. Работы должны поддерживать эти средства в исправном состоянии и учитывать инструкции изготовителя — п. 54 Правил противопожарного режима в Российской Федерации.

При подготовке документов по противопожарным системам журнал рассматривают вместе с технической документацией и результатами пусконаладочных испытаний: они хранятся на объекте защиты. Запись о работах и технические документы выполняют разные задачи. Для выбора нужного журнала ориентируйтесь на предмет записи: движение трудовой книжки, операция с бланком, оформленный производственный несчастный случай или работа с противопожарной системой — п. 40 порядка ведения трудовых книжек, ст. 230.1 ТК РФ, п. 54 Правил противопожарного режима в Российской Федерации.