Какие виды счетов-фактур используются

Чтобы определить, какие счета-фактуры используются в вашей сделке, сначала установите событие: реализация, получение предоплаты, изменение стоимости уже отгруженного или обнаружение ошибки. Бумажный и электронный документы различаются способом оформления. А счет-фактура на реализацию, авансовый и корректировочный различаются назначением. Исправленный экземпляр нужен для внесения исправлений в ранее составленный документ. Эти различия помогают выбрать документ под конкретную операцию, а не только его носитель.

При продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав оформляют счет-фактуру на реализацию. Для покупателя он служит основанием принять предъявленный продавцом налог на добавленную стоимость, то есть НДС, к вычету при соблюдении установленных требований. В документе отражают номер и дату, стоимость без налога и с налогом, налоговую ставку, а при возможности — количество или объем. Назначение документа и требования к нему закреплены в п. 1, 2 и 5 ст. 169 НК РФ.

Если продавец получает деньги в счет будущей поставки, применяется счет-фактура на аванс. Предоплата может покрывать как всю будущую поставку, так и ее часть. Здесь основанием оформления выступает получение оплаты за предстоящие товары, работы, услуги или имущественные права. Такой случай выделен в п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Когда после отгрузки меняется стоимость, используется корректировочный счет-фактура. Например, стоимость уменьшается из-за снижения цены либо количества товара. При таком уменьшении документ служит основанием для вычета у продавца с соблюдением требований закона. Это отличается от счета-фактуры на первоначальную реализацию, по которому предъявленный налог принимает к вычету покупатель, — п. 1 и 2 ст. 169 НК РФ.

Если стоимость сделки не пересматривается, а продавец исправляет ошибочные сведения, он составляет новый экземпляр счета-фактуры. Показатели строки 1 сохраняются; номер и дата исправления отражаются в строке 1а. Даже если к исходному документу уже составляли корректировочные счета-фактуры, при исправлении действуют специальные правила заполнения показателей — п. 7 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 1137.

Не всякая неточность требует нового экземпляра. Если ошибка позволяет определить продавца, покупателя, наименование приобретенного, стоимость, ставку и сумму налога, исправленный документ не составляют. Для покупателя такие ошибки также не служат причиной отказа в вычете — п. 7 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 1137, и п. 2 ст. 169 НК РФ.

Электронное оформление обычно требует взаимного согласия сторон и совместимых средств приема и обработки документов. Для реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, предусмотрено выставление электронных счетов-фактур, включая корректировочные, с установленными исключениями. Приобретатели таких товаров должны обеспечить получение документов через оператора электронного документооборота — п. 1–1.2 ст. 169 НК РФ. Поэтому назначение счета-фактуры и допустимый способ его передачи нужно определять отдельно.