Какие требования предъявляются к хранению документов

Чтобы определить, какие требования предъявляются к хранению документов в организации, сначала учитывают их вид и содержание. Для архивных документов, включая документы по личному составу, нужно обеспечить сохранность на весь установленный срок. Обязанность касается также государственных органов, органов местного самоуправления, предпринимателей и частнопрактикующих нотариусов — ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации, уничтожать их запрещено. Для особо ценных, включая уникальные, действует особый режим учета, хранения и использования; для них создают страховые копии. Эти требования закреплены в ч. 2 и 3 ст. 17 того же закона.

Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерскую отчетность и аудиторские заключения о ней организация хранит минимум пять лет после отчетного года. Применимый архивный срок может быть дольше. Кроме соблюдения срока, нужны безопасные условия и защита документов от изменений — ч. 1 и 3 ст. 29 402-ФЗ.

Для учетной политики и других документов об организации бухгалтерского учета отсчет иной: минимум пять лет после года последнего использования при составлении отчетности. Вместе с электронными документами сохраняют средства их воспроизведения и проверки подлинности электронной подписи. При смене руководителя бухгалтерские документы передают; порядок передачи организация определяет самостоятельно — ч. 2 и 4 ст. 29 402-ФЗ.

Если документы содержат персональные данные, оператор — тот, кто их обрабатывает, — должен принять правовые, организационные и технические меры защиты. В информационной системе устанавливают правила доступа, регистрируют действия с данными, учитывают носители и контролируют меры безопасности. Это защищает сведения от случайного доступа, уничтожения, изменения и незаконного копирования — ч. 1 и 2 ст. 19 Закона № 152-ФЗ.