Какие существуют формы счёта-фактуры

Если вы выбираете, какие формы счёта-фактуры использовать в сделке, начните со способа обмена документами. Закон разрешает составить и выставить документ на бумаге и (или) в электронной форме. Для электронного обмена по общему правилу требуется взаимное согласие сторон. Кроме того, у продавца и покупателя должны быть совместимые технические средства и возможности для приёма и обработки документов по установленным форматам и порядку — п. 1 ст. 169 НК РФ.

Для товаров, подлежащих прослеживаемости, действует специальное правило об электронной форме, в том числе для корректировочных счетов-фактур. При приобретении таких товаров организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить получение документов по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Оператор должен быть российской организацией и соответствовать утверждённым требованиям — п. 1.1 и 1.2 ст. 169 НК РФ.

Далее определите, для какой операции оформляете документ. При реализации товаров, работ, услуг или передаче имущественных прав применяются реквизиты из п. 5 ст. 169 НК РФ. Среди них — номер и дата, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, количество при возможности его указания, стоимость без налога, налоговая ставка и стоимость с учётом налога. Назначение счёта-фактуры для покупателя — служить основанием для принятия предъявленного налога к вычету в установленном порядке, согласно п. 1 этой статьи.

Если деньги поступили в счёт предстоящей поставки, ориентируйтесь на требования к документу при получении оплаты или частичной оплаты. Для такого счёта-фактуры нужны, в частности, номер и дата, номер платёжно-расчётного документа, наименование будущих товаров или описание работ и услуг, сумма полученной оплаты и налоговая ставка — п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Когда меняется стоимость уже отгруженного, оформляют корректировочный счёт-фактуру. Это относится и к изменению цены, и к уточнению количества. В нём указывают название корректировочного документа, его номер и дату, реквизиты исходного счёта-фактуры, а также показатели до и после изменения. Такие требования установлены п. 5.2 ст. 169 НК РФ: они позволяют связать корректировку с первоначальной отгрузкой и сопоставить суммы.

При выборе электронного обмена учтите требование к подписи: электронный счёт-фактуру подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. Для документа организации на бумаге предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера либо лиц, уполномоченных приказом или доверенностью. Правила подписания закреплены в п. 6 ст. 169 НК РФ.

Утверждение формы бланка и правил заполнения относится к полномочиям Правительства Российской Федерации. Порядок электронного выставления и получения устанавливает Министерство финансов Российской Федерации, а электронные форматы утверждает федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов — п. 8 и 9 ст. 169 НК РФ.