Какие функции выполняет электронная подпись

Если вы отправляете документ в электронной форме, практический вопрос — с кем он связан и будет ли иметь силу подписанной бумаги. Электронная подпись используется для подписания такого документа, а условия признания его равнозначным бумажному зависят от вида подписи. Для простой подписи правила определения подписавшего лица закрепляются в нормативных актах или соглашении участников обмена. Эти функции следует рассматривать вместе: установление подписанта и юридическое значение документа связаны правилами его использования — ст. 9 и ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Квалифицированная подпись позволяет использовать электронный документ в правоотношениях как бумажный, подписанный от руки. Например, при выборе формы документа нужно выяснить, допускается ли его электронное оформление. Если федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный акт требует исключительно бумажный носитель, квалифицированная подпись не отменяет это требование. Для остальных случаев действует общее правило о равнозначности — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Для простой и неквалифицированной подписи сначала определяют, на каком основании участники признают электронный документ равнозначным бумажному. Таким основанием может быть нормативный акт или соглашение между участниками электронного взаимодействия, включая правила платёжных систем. При использовании неквалифицированной подписи это основание должно предусматривать порядок её проверки. Поэтому при обмене документами нужно соотнести выбранный вид подписи с условиями соглашения или применимого акта — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Простая подпись может содержаться непосредственно в документе. Другой вариант — применение её ключа по правилам оператора информационной системы, через которую документ создают или отправляют. При таком варианте в документе должны быть сведения о лице, от имени которого он создан или отправлен. Правила признания документов равнозначными бумажным должны также возлагать на пользователя ключа обязанность сохранять его конфиденциальность: ключ нельзя рассматривать как общедоступное средство подписания — ч. 1 и ч. 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Если документ требует печати, значение имеет усиленная электронная подпись. Подписанный ею электронный документ, признанный равнозначным бумажному с собственноручной подписью, при условиях закона приравнивается и к документу с печатью. При этом нормативные акты или соглашение могут предъявлять дополнительные требования к электронному документу — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Ещё одна функция — подписание сразу нескольких связанных документов. Подпись пакета распространяется на входящие в него документы с оговоркой для документов других авторов, уже подписанных ими: у них сохраняются первоначальный подписант и вид подписи. Если же документ должны подписать несколько лиц, нужны подписи этих лиц установленного вида. Подпись одного участника не освобождает остальных от подписания — ч. 3.1 и ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).