Какие документы входят в личное дело

Чтобы понять, что входит в личное дело, сначала нужно определить, о какой службе идет речь. Одинаковое название папки не означает одинакового набора документов. Для прокурорского работника, государственного гражданского и муниципального служащего действуют разные статьи. При этом описание состава дела в законе не всегда представляет собой перечень конкретных справок, заявлений или копий: норма может обозначать только круг сведений и цель их хранения.

Личное дело прокурорского работника по ст. 41.2 Закон о прокуратуре № 2202-I содержит сведения о самом работнике, прохождении службы в органах и организациях прокуратуры и получении дополнительного профессионального образования. Это три направления содержания дела. Конкретный перечень документов для вашего дела уточните в кадровой службе. Порядок ведения таких дел устанавливает Генеральный прокурор Российской Федерации, поэтому попросите ознакомить вас с действующим порядком и материалами вашего дела.

У прокурорского работника есть право знакомиться со всеми материалами своего дела и приобщать письменные объяснения. Следовательно, содержание папки не ограничивается сведениями, которые внесены без участия работника: в ней могут находиться и его собственные объяснения. Вместе с тем ст. 41.2 ограничивает обработку специальных категорий персональных данных, то есть сведений, отнесенных законом к этой особой группе. Исключения должны быть предусмотрены федеральными законами.

Для государственного гражданского служащего ст. 42 Закона № 79-ФЗ связывает состав дела с поступлением на службу, ее прохождением и увольнением. В него вносятся персональные данные — сведения о самом служащем — и другие сведения об этих этапах службы, необходимые для деятельности государственного органа. Здесь нужно учитывать не только отношение информации к человеку, но и ее связь со службой и потребностями органа.

Та же ст. 42 запрещает приобщать не предусмотренные федеральными законами сведения об убеждениях, частной жизни и членстве в общественных объединениях, включая профессиональные союзы. Получение информации у третьей стороны предполагает предварительное извещение служащего, его письменное согласие и сообщение о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных. Если кадровая служба запрашивает такие сведения, попросите указать федеральный закон, который разрешает их приобщение к личному делу.

Для муниципального служащего ст. 30 Закона № 25-ФЗ прямо говорит о документах, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением. Ведение дела подчиняется порядку, установленному для государственного гражданского служащего. После увольнения дело хранится в архиве органа местного самоуправления по последнему месту службы. Поэтому увольнение не означает, что документы перестают храниться в составе дела.

Вопрос о том, какие документы входят в личное дело ученика, относится к другой сфере. Статьи о прокурорской, гражданской и муниципальной службе не устанавливают состав школьного дела. Переносить их требования на ученика и называть на этом основании обязательный список документов нельзя.