Какие документы нужны для заключения договора поставки
Состав документов для подписания зависит от того, кто представляет поставщика и покупателя. Для органа компании проверяют компетенцию по учредительному документу, для представителя — письменное уполномочие на сделку.
Коротко
Нужно подготовить документы о полномочиях подписантов договора поставки: учредительный документ компании и сведения о лицах, действующих от её имени, а при подписании представителем — доверенность или другое письменное уполномочие. Проверьте, вправе ли конкретный человек заключить сделку самостоятельно или должен действовать совместно с другими лицами.
Ответ подробно: документы о праве подписать поставку
Чтобы определить, какие документы нужны для заключения договора поставки, начните с подписантов со стороны продавца и покупателя. Если стороной выступает компания, выясните, кто приобретает для неё права и принимает обязанности по сделке. Это может быть её орган, действующий в пределах своей компетенции, либо представитель с письменным уполномочием. От этого различия зависит, какие документы запрашивать у контрагента: учредительный документ или документы о представительстве — ст. 53 и 185 ГК РФ.
Когда договор подписывает орган юридического лица, запросите учредительный документ для проверки его компетенции. Посмотрите, как образуется этот орган и какие вопросы он вправе решать. Сопоставьте эти положения с предполагаемым подписанием поставки: право выступать от компании должно относиться к действиям, которые человек совершает. Порядок образования и компетенция органов определяются законом и учредительным документом — п. 1 ст. 53 ГК РФ.
Отдельно проверьте, сколько лиц уполномочено выступать от имени компании. Учредительный документ может предоставлять такие полномочия нескольким лицам. Они могут действовать независимо друг от друга или только совместно. Для согласования подписания запросите сведения единого государственного реестра юридических лиц об этом порядке и сопоставьте их с учредительным документом. При совместных полномочиях организуйте подписание с участием соответствующих лиц — п. 1 ст. 53 ГК РФ.
Если на подписание приходит представитель, запросите доверенность и прочитайте, какие действия ему поручены. Доверенность — это письменное уполномочие представлять другое лицо перед третьими лицами. Для вашей поставки существенен объём поручения: охватывает ли он заключение договора, который предстоит подписать. Ориентируйтесь на содержание полномочий, а не только на название документа — п. 1 ст. 185 ГК РФ.
Полномочия представителя могут содержаться и в договоре либо в решении собрания. Если контрагент ссылается на такой способ оформления, запросите соответствующий документ и найдите в нём условие о представительстве. К этим полномочиям применяются правила о доверенности, если закон или существо отношений не требуют иного подхода. Учитывайте этот вариант при согласовании комплекта документов с другой стороной — п. 4 ст. 185 ГК РФ.
При нескольких представителях прочитайте условие о порядке их действий. По доверенности каждый обладает указанными в ней полномочиями, однако документ может требовать совместного участия представителей. Этот случай отличается от нескольких лиц, выступающих как органы компании: здесь порядок проверяют по доверенности. До подписания сопоставьте состав участников сделки с этим условием, чтобы договор подписали именно уполномоченные лица — п. 5 ст. 185 ГК РФ.
Что говорит закон: полномочия нескольких лиц
Статья в редакции Федерального закона от 25.02.2022 № 20-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Документы: что запросить для проверки подписанта
Выберите документы с учётом того, кто и на каком основании подписывает договор от имени стороны.
| Документ |
|---|
| Учредительный документ юридического лица — для проверки компетенции его органа и порядка осуществления полномочий. |
| Сведения единого государственного реестра юридических лиц — о нескольких лицах, уполномоченных действовать от имени компании совместно или независимо. |
| Доверенность — если договор заключает представитель на её основании. |
| Договор или решение собрания с полномочиями представителя — если представительство оформлено таким способом. |
Частые вопросы: проверка документов перед поставкой
Практические различия между полномочиями органа компании и представителя.
Нужна ли доверенность, если поставку подписывает орган компании?
При подписании органом компании основание его действий проверяют по закону и учредительному документу согласно ст. 53 ГК РФ. Доверенность используется для письменного уполномочия представителя по ст. 185 ГК РФ. Сначала выясните, в каком качестве выступает подписант.
Можно ли подтвердить полномочия представителя договором?
Да, полномочия могут быть закреплены в договоре, в том числе между представителем и представляемым либо между представляемым и третьим лицом. По п. 4 ст. 185 ГК РФ к ним применяют правила о доверенности с учётом закона и существа отношений.
Как проверить документы, если доверенность выдана нескольким представителям?
Прочитайте положения о совместном представительстве: они определяют, требуется ли участие нескольких лиц при заключении поставки. По п. 5 ст. 185 ГК РФ каждый представитель обладает указанными полномочиями, если доверенность не предусматривает их совместное осуществление.
Услуги и темы рядом
Консультация по договору и другие вопросы о поставке.
Не откладывайте защиту