Какая форма налоговой декларации 3-НДФЛ нужна

Если вы готовите декларацию 3-НДФЛ, ориентиром служит установленная форма и порядок её заполнения. Это означает, что сведения для налогового органа оформляются по утверждённым правилам. Произвольное письмо с описанием доходов не выполняет требование об установленной форме декларации. Правила утверждения охватывают как форму, так и порядок её заполнения; для электронной передачи предусмотрены также формат и порядок представления документов. Такое разграничение закреплено в п. 7 ст. 80 НК РФ ч.1.

Бланк на бумаге и электронный формат решают разные задачи при подаче 3-НДФЛ. На бумажном носителе налоговый орган получает заполненную декларацию по установленной форме. При электронной передаче значение имеет утверждённый формат сведений. Поэтому при выборе способа отправки нужно учитывать соответствующие правила оформления: бумажную декларацию передают на бумаге, а электронную направляют по предусмотренному каналу связи. Утверждение форматов и порядка электронной подачи вместе с прилагаемыми документами предусмотрено п. 7 ст. 80 НК РФ ч.1.

Кто определяет, какая форма нужна? Полномочие принадлежит федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному по контролю и надзору в области налогов и сборов. Он согласовывает форму и порядок заполнения с Министерством финансов Российской Федерации. Для человека, который заполняет 3-НДФЛ, это означает обязанность пользоваться установленной формой и соблюдать порядок заполнения. Утверждение формы и заполнение конкретной декларации — разные действия: первое относится к полномочиям органа, второе выполняет налогоплательщик либо его представитель. Основание — п. 7 ст. 80 НК РФ ч.1.

При заполнении налоговой декларации по форме 3-НДФЛ учитывайте требования к сведениям о налогоплательщике и подписи. Декларацию представляют с идентификационным номером налогоплательщика, если Кодекс не предусматривает исключения. Подписывая её, налогоплательщик или представитель подтверждает достоверность и полноту указанных сведений. Подпись относится к содержанию всей декларации, а не только к выбору бланка. Перед передачей документа стоит сверить сведения, которые подтверждаются этой подписью, с тем, что вы намерены сообщить налоговому органу. Эти требования закреплены в п. 5 ст. 80 НК РФ ч.1.

Если 3-НДФЛ подписывает уполномоченный представитель, в декларации указывают основание представительства — наименование документа о полномочиях. К ней прилагают копию документа, подтверждающего право представителя подписать декларацию. Это правило действует и при подтверждении сведений представителем с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Документ о полномочиях нужен именно для подтверждения права подписи: его следует соотнести с тем, кто подтверждает достоверность и полноту налоговых сведений. Порядок предусмотрен п. 5 ст. 80 НК РФ ч.1.

Передать заполненную декларацию можно лично, через представителя, почтовым отправлением с описью вложения, по телекоммуникационным каналам связи либо через личный кабинет налогоплательщика. Для бумажной декларации по налогу на доходы физических лиц предусмотрена также подача через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Выбор канала передачи влияет на то, каким способом вы получите подтверждение приёма и какая дата будет считаться датой представления. Эти варианты установлены п. 4 ст. 80 НК РФ ч.1.

При личной передаче бумажной 3-НДФЛ попросите поставить на её копии отметку о принятии и дату получения. При приёме декларации через МФЦ отметку и дату на копии также проставляют по просьбе налогоплательщика. Для отправки по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет предусмотрена электронная квитанция о приёме. Так вы сможете подтвердить получение декларации тем способом, который соответствует выбранному варианту подачи, — п. 4 ст. 80 НК РФ ч.1.

Если вы отправляете 3-НДФЛ почтой с описью вложения, днём представления считается дата отправки, если Кодекс не предусматривает иного. Для передачи через личный кабинет или по телекоммуникационным каналам связи также учитывается дата отправки. При обращении через МФЦ учитывается день приёма декларации центром с той же оговоркой об исключениях по Кодексу. Эти правила помогают различать дату отправки и последующее получение документа — п. 4 ст. 80 НК РФ ч.1.

Если возникает спор о приёме 3-НДФЛ, существенен вопрос соблюдения установленной формы или формата. Налоговый орган не вправе отказать в приёме декларации, которая им соответствует, кроме случаев, предусмотренных Кодексом. При этом полномочия подписанта имеют самостоятельное значение: установленный при камеральной проверке факт подписания неуполномоченным лицом служит основанием считать декларацию непредставленной. Поэтому при споре нужно различать оформление декларации и право человека её подписывать — п. 4 и подп. 1 п. 4.1 ст. 80 НК РФ ч.1.