Как зарегистрировать счёт-фактуру

Чтобы зарегистрировать счёт-фактуру, сначала определите, с какой операцией он связан: реализацией, получением аванса или изменением стоимости отгрузки. Для этих случаев предусмотрены разные реквизиты документа. Обязанность составлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж связана с облагаемыми операциями, с учётом предусмотренных исключений — п. 3 ст. 169 НК РФ. Формы книг и правила их ведения устанавливает Правительство Российской Федерации — п. 8 той же статьи.

Если товары уже приняты на учёт, но продавцу перечисляется только часть оплаты, обратите внимание на основание вычета. Когда вычет НДС производится при наличии документов об уплате налога, счёт-фактуру регистрируют в книге покупок на каждую перечисленную сумму. В записи указывают реквизиты счёта-фактуры по приобретению. Такой порядок распространяется и на исправленный документ — п. 16 правил, утверждённых постановлением № 1137. Применяйте это правило именно к приобретениям с указанным условием вычета, а не к любой рассрочке платежа.

Для счёта-фактуры на реализацию сверьте номер и дату, сведения об отгрузке, количество при возможности его указания, стоимость без налога, ставку и стоимость с налогом. Если ранее полученная оплата засчитывается в счёт отгрузки, проверьте также сведения о платёжном документе и счёте-фактуре на эту оплату. Эти реквизиты относятся к оформлению реализации — п. 5 ст. 169 НК РФ.

При получении аванса проверяйте документ по правилам для предстоящей поставки. В нём указывают номер и дату составления, номер платёжно-расчётного документа, наименование будущих товаров или описание работ, услуг, валюту, сумму оплаты и налоговую ставку — п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Так вы сопоставите счёт-фактуру с тем платежом, к которому он относится.

Если после отгрузки изменилась цена или уточнилось количество, используйте реквизиты корректировочного счёта-фактуры. В нём нужна связь с исходным документом, показатели до и после изменения и разница между ними. Можно составить единый корректировочный документ по нескольким ранее выставленным счетам-фактурам — п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Перед внесением сведений сверьте подписи. Документ организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица; для электронной формы применяется усиленная квалифицированная электронная подпись — п. 6 ст. 169 НК РФ. При приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости, получение счетов-фактур, включая корректировочные, обеспечивают в электронной форме через оператора электронного документооборота — п. 1.2 ст. 169 НК РФ. Учитывайте форму полученного документа при подготовке его к регистрации.