Как заполнять электронную транспортную накладную

Чтобы правильно заполнить электронную транспортную накладную, сначала нужно определить, какой договор она подтверждает. По п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом перевозка осуществляется на основании договора перевозки груза. Он может заключаться посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению, а при наличии договора об организации перевозки — заявки грузоотправителя. Саму транспортную накладную эта норма называет подтверждением заключения договора перевозки. Оформление документа связано с договорными отношениями участников, а не только с вводом сведений в электронную форму.

Тот же п. 7 предусматривает бумажную накладную и формирование электронной транспортной накладной по форме приложения № 4. Это указание на конкретную форму, которой нужно руководствоваться при оформлении. Чтобы выяснить, какие поля обязательны, как их заполнить и кто вносит каждую запись, откройте приложение № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Сверьте с ним графы электронной накладной. Если назначение отдельной графы в программе остаётся непонятным, запросите разъяснение у оператора информационной системы.

Электронная транспортная накладная оформляется с учётом ст. 18.1 УАТ — Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. В ч. 1 установлено, что электронные перевозочные документы формируют участники информационного взаимодействия в предусмотренных законом случаях. Такие документы подлежат направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Следовательно, при оформлении нужно учитывать и создание документа, и его дальнейшее движение в системе. Простое составление текста ещё не описывает весь предусмотренный законом электронный обмен.

Способ передачи определён ч. 2 ст. 18.1 УАТ: участники обмениваются документами и содержащимися в них сведениями посредством информационных систем электронных перевозочных документов. Через них документы направляют и в государственную систему. Это две связанные задачи одного обмена: передача между участниками и направление в государственную систему. Порядок обмена, направления и предъявления документов устанавливается Правительством Российской Федерации. Для передачи накладной в выбранной программе воспользуйтесь инструкцией оператора системы: уточните, где открыть документ, как загрузить сведения и отправить их участникам обмена.

Отдельное требование касается подписания. Часть 1 ст. 18.1 УАТ предусматривает усиленную квалифицированную электронную подпись либо усиленную неквалифицированную электронную подпись физического лица при перечисленных в норме условиях. Эти названия обозначают предусмотренные законом виды электронной подписи. Для неквалифицированной подписи статья связывает допустимость с сертификатом, использованием установленной инфраструктуры и средствами защиты информации. При выборе подписи учитывайте эти ограничения: выбранный способ должен соответствовать условиям нормы. Подпись физического лица, действующего на основании доверенности, также прямо упомянута в статье.

Для грузополучателя, который является физическим лицом, предусмотрено специальное правило. Часть 1 ст. 18.1 УАТ допускает простую электронную подпись такого получателя, если её ключ получен при личной явке по указанным в статье правилам. Это разрешение нельзя автоматически распространить на любого участника перевозки. При этом статья не объясняет, какие именно поля заполняет грузополучатель и в какой очередности он совершает действия. Вопрос о подписи и вопрос о содержании его части документа нужно различать.

Если при оформлении возникает вопрос, как внести изменения, значение имеют требования к сохранности документов. Пункт 13 ч. 4 ст. 18.1 УАТ обязывает оператора информационной системы исключать возможность модификации документов и сведений при их обработке. Аналогичное требование к оператору государственной системы закреплено в п. 7 ч. 5. Эти положения не описывают процедуру исправления ошибки участником. Из них нельзя вывести разрешение просто заменить подписанный текст или назвать конкретный способ исправления накладной. Для такого действия нужен установленный порядок обмена, на который ссылается ч. 2 статьи.

Вопрос о распечатке тоже нужно отделять от вопроса о форме. Пункт 7 Правил допускает оформление накладной на бумаге или её формирование в электронном виде. Обязательная распечатка каждой электронной накладной для такого оформления не предусмотрена. Вместе с тем порядок предъявления документов из государственной системы по ч. 2 ст. 18.1 УАТ устанавливается отдельно. Перед предъявлением документа уточните у оператора системы, как предоставить доступ к электронной накладной в вашей ситуации.

При самовывозе сначала выясните, заключён ли договор перевозки и кто выступает его сторонами. Для его оформления исходным остаётся вопрос о наличии договора перевозки, заключение которого подтверждает накладная по п. 7 Правил. Сверьте роли участников с договором и формой накладной, затем уточните, какие сведения должен внести каждый из них. Чтобы оформить электронную транспортную накладную применительно к конкретной перевозке, нужно соотнести договор с установленной формой, а подписание и передачу — с требованиями ст. 18.1 УАТ. По отдельным графам обратитесь к приложению № 4 и инструкции оператора системы.