Как заполнить уведомление в Роскомнадзор

Чтобы правильно заполнить уведомление в Роскомнадзор, сначала определите оператора: кто организует обработку персональных данных и для чего. В уведомлении укажите наименование организации либо фамилию, имя и отчество человека, а также адрес оператора. Затем сформулируйте цели, ради которых используете сведения о людях. Эти поля предусмотрены ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Каждую цель раскройте отдельно. Укажите категории персональных данных, то есть какие сведения о людях обрабатываются, и категории субъектов — людей, которым эти сведения принадлежат. Для этой же цели запишите правовое основание обработки, перечень действий с данными и способы их обработки. Если целей несколько, подготовьте такое описание для каждой: это требование ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Так заполнение будет отражать конкретную работу оператора, а не только общее намерение использовать данные.

Далее заполните сведения об организации обработки. Нужны дата её начала, срок или условие прекращения, а также сведения о наличии либо отсутствии трансграничной передачи — передачи персональных данных за границу. Укажите место нахождения базы данных, содержащей сведения о гражданах Российской Федерации. Для ответственного за организацию обработки впишите фамилию, имя и отчество либо наименование юридического лица, контактные телефоны, почтовые адреса и адреса электронной почты. Всё это относится к содержанию уведомления по ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Блок о защите данных заполните описанием применяемых мер. Включите информацию о наличии шифровальных средств и их наименованиях, а также об обеспечении безопасности персональных данных. Если речь идёт о государственных и муниципальных информационных системах, укажите лиц, имеющих доступ к данным или обрабатывающих их на основании договора. Эти сведения также предусмотрены ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Используйте форму, установленную уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных: это правило ч. 8 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Уведомление можно направить на бумаге или электронным документом; его подписывает уполномоченное лицо. Подать его нужно до начала обработки, если она не относится к исключениям, например осуществляется исключительно без средств автоматизации — ч. 1–3 той же статьи.

После подачи следите за точностью сведений. При неполном или недостоверном заполнении уполномоченный орган вправе потребовать уточнения до включения в реестр. На внесение сведений отведено тридцать дней с поступления уведомления; расходы за рассмотрение и включение в реестр на оператора не возлагаются. Если сведения изменились, сообщите об этом не позднее 15-го числа следующего месяца. При прекращении обработки направьте уведомление в течение десяти рабочих дней с даты прекращения. Эти правила закреплены в ч. 4–7 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.