Как заполнить транспортную накладную

Чтобы правильно заполнить транспортную накладную, нужно начать с её назначения. По п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом она подтверждает заключение договора перевозки груза. Заполняйте её для конкретной перевозки, а не только ради наличия подходящего бланка. Этот же пункт предусматривает бумажный и электронный варианты документа и отсылает к форме согласно приложению № 4. Условия перевозки внесите в установленную форму транспортной накладной, проверив сведения о грузе и участниках перевозки.

Договор перевозки, о котором говорит п. 7 Правил, может заключаться посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению. При наличии договора об организации перевозки используется заявка грузоотправителя. В самом пункте предусмотрено исключение, но его содержание здесь не приведено. Из доступного текста нельзя вывести правило, что любой заказ или любая заявка автоматически заменяют накладную. У этих документов названы разные функции: заказ или заявка связаны с заключением договора, а накладная подтверждает его заключение.

Следующий вопрос — какой груз объединить в одном документе. Пункт 10 Правил позволяет составить накладную на одну или несколько партий груза, если они перевозятся на одном транспортном средстве. Для нескольких партий можно оформить одну накладную при соблюдении этого условия. Перед заполнением проверьте, на каком транспортном средстве будет перевозиться каждая партия. Названное условие об одном транспортном средстве сохраняется и при нескольких партиях.

Для бумажного оформления п. 10 Правил устанавливает три экземпляра, каждый из которых является оригиналом. Они предназначены для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Это влияет на подготовку документов: речь идёт о составе комплекта для участников перевозки. Если накладная используется как первичный учётный документ, то есть документ для бухгалтерского учёта, тот же пункт предусматривает ещё один бумажный оригинал для грузоотправителя. Четвёртый экземпляр связан именно с таким использованием накладной, а не с количеством партий груза.

Что писать в транспортной накладной, если для отдельной строки нет показателя? Пункт 10 Правил допускает прочерк в строках бумажной формы при отсутствии показателей. Это разрешение относится к отсутствию соответствующих сведений, а не даёт основания пропускать всё, что неудобно заполнять. Из этой нормы также нельзя получить универсальный перечень обязательных записей для каждой строки: она устанавливает возможность прочерка, но не раскрывает содержание всех полей формы. Придумывать значения ради заполненного бланка не следует.

Подписи регулирует тот же п. 10 Правил. Со стороны грузоотправителя накладную подписывает грузоотправитель либо лицо, осуществляющее погрузку груза в транспортное средство. Со стороны грузополучателя — сам грузополучатель или уполномоченное им лицо. Со стороны перевозчика — перевозчик или водитель. Для подписи получателя найдите соответствующее поле в форме накладной из приложения № 4. Перед подписанием проверьте, что поле предназначено для грузополучателя, а если подписывает представитель — что он уполномочен получателем.

Для водителя предусмотрено отдельное ограничение: ему не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки. При подготовке подписей нужно различать участие водителя от имени перевозчика и попытку одновременно представить другую сторону договора. Само присутствие человека при погрузке не отменяет этого запрета. Если готовый образец предлагает водителю подписать документ за обе стороны, такой способ оформления не соответствует п. 10 Правил. Образец не может изменить прямо установленное ограничение.

Как заполнить транспортную накладную по образцу? Сопоставить его с установленной формой и правилами о конкретной перевозке. Чужой заполненный документ может содержать другое количество партий, иной состав подписантов или дополнительный экземпляр для бухгалтерского учёта. Переносить такие решения без учёта их основания нельзя. Чтобы правильно оформить собственную накладную, нужно учитывать сведения о своей перевозке и роли её участников. Пункты 7 и 10 Правил дают основу для этого сопоставления, но не содержат построчной инструкции.

При исправлениях, описании состояния груза, сопоставлении даты накладной с датой УПД и оформлении самовывоза потребуется учесть обстоятельства конкретной перевозки. Для этих случаев универсального образца здесь нет: подготовьте документы по перевозке и уточните порядок заполнения спорных полей у перевозчика, а вопросы дат учётных документов — у бухгалтера. При заполнении используйте установленную форму, учитывайте перевозку на одном транспортном средстве, подготовьте нужные оригиналы и организуйте подписание с соблюдением ролей участников.