Как заполнить персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения — это информация, в которой выплаты соотносят с конкретным человеком. Пункт 7 ст. 431 НК РФ ч.2 прямо называет две составляющие: персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Поэтому для заполнения недостаточно знать общую сумму выплат по организации. Нужна возможность установить, какая сумма относится к каждому получателю и к какому месяцу она относится.

Начните с учёта выплат по каждому физическому лицу. Обязанность вести такой учёт закреплена в п. 4 ст. 431 НК РФ ч.2. Она охватывает суммы начисленных выплат, иных вознаграждений и относящихся к ним страховых взносов. При подготовке сведений используйте эту разбивку, чтобы не перенести общую сумму вместо суммы конкретного человека. Само наличие в учёте страховых взносов ещё не означает, что все его показатели нужно переносить в персонифицированные сведения.

Период для сведений определён отдельно: это предшествующий календарный месяц. Подбирайте выплаты именно за него, отделяя их от показателей за другие месяцы. В п. 1 ст. 431 НК РФ ч.2 исчисление взносов описано с использованием базы с начала расчётного периода. Однако это правило расчёта взносов не заменяет указание п. 7 о месяце, за который представляют персонифицированные сведения. Эти показатели имеют разное назначение.

Закон закрепляет состав информации, но не даёт в этой статье инструкции для каждой строки бланка. Согласно п. 7 ст. 431 НК РФ ч.2, форму, формат и порядок представления утверждает орган, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов. Поэтому из одной статьи нельзя вывести перечень полей, коды или правила внесения исправлений. При заполнении конкретной формы её требования нужно сопоставить с подготовленными данными учёта.

Адресат подачи также указан в п. 7 ст. 431 НК РФ ч.2. Для организации это налоговый орган по месту её нахождения. Для обособленного подразделения учитываются названные в норме условия: организация открыла ему банковские счета, а подразделение начисляет и производит выплаты физическим лицам. Физическое лицо, производящее выплаты другим физическим лицам, представляет сведения по месту своего жительства. При подготовке отправки соотнесите адресата со статусом плательщика.

Не смешивайте персонифицированные сведения с расчётом по страховым взносам: п. 7 ст. 431 НК РФ ч.2 перечисляет их отдельно. Там же последствия ошибок в персональных данных и несоответствий показателей описаны применительно к расчёту. Переносить эти последствия на самостоятельные сведения без основания нельзя. Практический смысл сверки перед подачей — убедиться, что человек определён верно, сумма относится к нему, а выбранный месяц совпадает с месяцем подготовленных сведений.