Как заполнить электронную экспедиторскую расписку

Начните с момента оформления: расписку выдает экспедитор, когда принимает груз у клиента. Ее назначение связано с передачей груза во владение экспедитора на время перевозки. Это право сохраняется до передачи груза клиенту или указанному им грузополучателю по окончании перевозки. При оформлении электронной экспедиторской расписки ориентируйтесь именно на прием груза, а не на завершение его доставки — п. 12 Правил транспортно-экспедиционной деятельности.

Для заполнения используйте утвержденный формат электронного экспедиторского документа. Именно формат служит ориентиром при подготовке электронной расписки; произвольное изложение условий приема груза не следует выбирать вместо него. Форматы утверждает федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Такое распределение полномочий закреплено в п. 4 ст. 2 87-ФЗ.

До подписания определите, какая электронная подпись будет использована. Закон допускает усиленную квалифицированную электронную подпись. Другой вариант — усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица, включая лицо, которое действует по доверенности. Для второго варианта предусмотрены специальные условия: сертификат ключа проверки создается и используется в инфраструктуре электронных государственных и муниципальных услуг, а взаимодействие с ней организуется с применением средств защиты информации, прошедших установленную оценку соответствия. При выборе такой подписи учитывайте все эти условия вместе — п. 5 ст. 2 87-ФЗ.

После подготовки и подписания организуйте направление расписки в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обязанность направить туда электронные экспедиторские документы закреплена в п. 6 ст. 2 87-ФЗ. Завершая оформление, учитывайте этот этап наряду с заполнением и подписанием: электронная расписка участвует в установленном законом обмене документами и сведениями о перевозке.

Передачу документа клиенту и направление сведений в систему нужно организовать по установленному порядку. Порядок обмена электронными экспедиторскими документами, их направления в государственную информационную систему и предъявления устанавливает Правительство Российской Федерации. Это относится и к сведениям, содержащимся в расписке. Ориентируйтесь на соответствующий порядок при выборе способа обмена с клиентом и предъявления оформленного документа — п. 7 ст. 2 87-ФЗ.

Если возникает выбор между электронной и бумажной распиской, исходите из общего правила об электронной форме экспедиторских документов. Случаи оформления на бумаге определяет федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Для таких случаев договор транспортной экспедиции может предусматривать формирование электронного документа. Проверьте условие договора, если хотите оформить электронную расписку в ситуации, для которой предусмотрена бумажная форма, — п. 3 ст. 2 87-ФЗ.