Как закрыть счёт 71 в бухгалтерском учёте

Если нужно закрыть 71 счёт, начните с расчётов с работником, которому выданы наличные на расходы для деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Такой работник называется подотчётным лицом: он получает деньги под отчёт и затем представляет документы об их использовании. Практическая задача — довести расчёты по выданным деньгам до проверенного и утверждённого авансового отчёта, а затем до окончательного расчёта. Этот порядок закреплён в п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Сначала сопоставьте выдачу денег с её оформлением. Для выдачи наличных работнику нужен расходный кассовый ордер. Его оформляют на основании распорядительного документа организации или предпринимателя либо письменного заявления самого работника. При подготовке к завершению расчётов эти документы позволяют соотнести отчёт с той выдачей, по которой работник отчитывается. Основание оформления ордера предусмотрено п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Если деньги выдавались несколько раз, учитывайте содержание распорядительного документа. Он может охватывать несколько выдач одному работнику или нескольким работникам. В нём указывают фамилии и инициалы, суммы наличных и сроки, на которые их выдают. При работе с такими расчётами соотнесите сведения о работнике и выданных ему деньгах с его отчётом, чтобы не смешать разные выдачи. Возможность общего распорядительного документа предусмотрена п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Далее работник представляет авансовый отчёт вместе с документами, подтверждающими расходы. Адресат — главный бухгалтер или бухгалтер; если их нет, отчёт предъявляют руководителю. Передать нужно отчёт с приложениями, поскольку обязанность отчитаться включает и подтверждающие документы. Срок для предъявления определяет руководитель организации или индивидуальный предприниматель — п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

После получения документов наступает проверка авансового отчёта. Её проводит главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель. Поэтому при подготовке закрытия расчётов различайте передачу отчёта работником и его проверку: это последовательные действия разных участников. Пункт 6.3 Указания Банка России № 3210-У связывает дальнейшее оформление с проверкой отчёта, а не только с его предъявлением.

Проверенный отчёт утверждает руководитель. Затем по нему производится окончательный расчёт. Для завершения работы с подотчётными деньгами нужно учитывать обе стадии: утверждение отчёта и расчёт по нему. Срок проверки, утверждения и окончательного расчёта также определяет руководитель, поэтому ориентируйтесь на установленный им порядок по п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.

Если вопрос возник из-за ожидания отчёта или его утверждения, уточните, какая стадия ещё не завершена и какой срок для неё установлен. Работник отвечает за предъявление отчёта с приложениями, проверяющий — за проверку, руководитель — за утверждение. Такое распределение действий помогает организовать завершение расчётов по счёту 71 в соответствии с п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У.