Как выбрать нужный вид электронной подписи

Чтобы понять, какая электронная подпись нужна, начните с самого документа. Что именно вы подписываете, кому передаёте и нужно ли признать этот электронный документ равнозначным бумажному с вашей собственноручной подписью? Равнозначность означает, что для такого признания не требуется заменять электронный документ подписанным бумажным экземпляром. Статья 6 63-ФЗ устанавливает условия этого признания для разных видов подписи. Выбор нельзя свести к желанию отправителя: значение имеют правила, применимые к документу, и соглашение между участниками электронного взаимодействия.

Для квалифицированной электронной подписи в ч. 1 ст. 6 63-ФЗ предусмотрено общее правило. Подписанная ею информация признаётся электронным документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством. Однако это правило содержит исключение. Если федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует составить документ исключительно на бумаге, электронный вариант с квалифицированной подписью не заменяет такую форму. Сначала выясняют допустимость электронного документа, а затем выбирают подпись.

Для простой электронной подписи действует другая отправная точка. По ч. 2 ст. 6 63-ФЗ равнозначность возникает в случаях, установленных нормативными правовыми актами или соглашением участников электронного взаимодействия. Самого названия подписи недостаточно. Нужно найти правило, которое распространяется именно на ваш обмен документами. Если основание содержится в соглашении, прочитайте, какие документы оно охватывает и между какими участниками действует. Для обмена с иным получателем проверьте, распространяется ли на него соглашение или есть другое соглашение либо нормативное правило о признании таких документов.

Неквалифицированная электронная подпись также требует основания из ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. При этом норма прямо предусматривает дополнительное условие: нормативные правила или соглашение, устанавливающие равнозначность документов с такой подписью, должны содержать порядок её проверки. Это правила, по которым проверяют электронную подпись в соответствующем обмене. При выборе найдите не только разрешение использовать неквалифицированную подпись, но и этот порядок. Одна фраза о возможности электронного обмена ещё не объясняет, как стороны будут проверять подпись под полученным документом.

Практический выбор между простой, неквалифицированной и квалифицированной подписью начинается с сопоставления условий. Выпишите из применимых правил название документа, допустимый вид подписи и условия признания равнозначности. Затем сравните их с тем, как вы собираетесь подписать и передать документ. Если соглашение предусматривает простую подпись, оценивать её достаточность нужно в пределах этого соглашения и требований ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Если для документа установлен определённый вид подписи, ориентиром служит именно это требование. Общее правило о квалифицированной подписи не отменяет специальных условий оформления документа.

Отдельный вопрос возникает, если бумажный документ должен быть заверен печатью. Часть 3 ст. 6 63-ФЗ связывает замену такого документа с усиленной электронной подписью и признанием электронного документа равнозначным бумажному с собственноручной подписью. При соблюдении этих условий он признаётся равнозначным бумажному документу, подписанному и заверенному печатью. Но нормативные правила или соглашение участников могут предусматривать дополнительные требования. При выборе подписи проверьте эти требования и выполните условия признания электронного документа равнозначным бумажному с печатью.

Если документ должны подписать несколько лиц, учитывайте ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ. Когда такое требование установлено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, электронный документ подписывают изготовившие его лица тем видом подписи, который установлен законодательством для этого документа. Нельзя ограничиться выбором подписи только для одного участника и оставить без внимания остальных. Сначала определите состав подписантов и применимое требование, затем соотнесите с ним предполагаемое подписание каждым из них.

Для пакета связанных документов действует ч. 4 ст. 6 63-ФЗ. Одна электронная подпись может охватывать несколько связанных документов; по общему правилу каждый считается подписанным тем видом подписи, которым подписан пакет. Есть исключение для включённых в пакет документов, созданных другими лицами и подписанных ими установленным для этих документов видом подписи. За ними сохраняется первоначальная подпись. При выборе учитывайте не только пакет в целом, но и происхождение его частей: подпись отправителя пакета не заменяет автоматически подписи создателей таких документов.