Как внести изменения в счёт-фактуру

Чтобы внести изменения в счёт-фактуру, сначала определите, что произошло с документом. Если при его заполнении ошиблись, исправление оформляет продавец новым экземпляром. Этот порядок применяется и к бумажному счёту-фактуре, и к электронному, в том числе когда покупатель направил уведомление об уточнении электронного документа. Покупателю с обнаруженной ошибкой следует обратиться к продавцу, поскольку именно он составляет исправленный экземпляр — п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Перед переоформлением оцените значение ошибки. Новый экземпляр не составляют, если налоговые органы могут идентифицировать продавца и покупателя, наименования товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и предъявленную покупателю сумму налога. То есть не каждое неточное сведение требует замены документа: ориентиром служит возможность установить перечисленные данные. Такое исключение предусмотрено п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Если исправление требуется, перенесите строку 1 без изменения её показателей. В строке 1а укажите порядковый номер исправления и дату, когда оно внесено. Остальные сведения заполните с учётом исправлений: допускаются как уточнённые показатели, так и сведения, которые первоначально остались незаполненными. При ошибках в графах 11–14 в новом экземпляре этих граф должны стоять исправленные данные. Так сохраняется связь с первоначальным счётом-фактурой — п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Когда после отгрузки меняется стоимость, оформляют корректировочный счёт-фактуру. Это относится, в частности, к изменению цены или уточнению количества либо объёма поставки. Для такого документа действует срок: продавец выставляет его покупателю не позднее пяти календарных дней со дня составления документов об изменении стоимости, к которым отсылает п. 3 ст. 168 НК РФ. Различайте причину оформления: исправление ошибочного показателя и изменение стоимости отгрузки требуют разных документов.

Если к исходному счёту-фактуре уже составляли корректировочные, а теперь обнаружилась ошибка, используйте особый порядок заполнения. В графах 3–6, 8 и 9 исправленного экземпляра указывайте показатели без учёта изменений из соответствующих граф строки Б и строк В и Г корректировочных документов. Для этого сопоставьте исходный документ со всеми составленными к нему корректировочными счетами-фактурами. Правило действует и при нескольких корректировках — п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Готовый исправленный счёт-фактуру нужно подписать. В организации подписи ставят руководитель и главный бухгалтер либо иные лица, уполномоченные в установленном порядке. Для индивидуального предпринимателя предусмотрена подпись с указанием основного государственного регистрационного номера и даты его присвоения; также возможна подпись уполномоченного лица. Проверьте подписи вместе с заполнением реквизитов исправления: это завершающая часть оформления по п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.