Как вести учёт обособленного подразделения

Чтобы вести учёт обособленного подразделения, организуйте включение показателей его деятельности в бухгалтерскую отчётность организации. Это касается и филиалов, и представительств. Удалённость подразделения от руководства не меняет требования: отчётность охватывает деятельность всех подразделений независимо от места их нахождения. Такое правило закреплено в ч. 6 ст. 13 402-ФЗ.

Начните с распределения обязанностей. За организацию ведения бухгалтерского учёта и хранения бухгалтерских документов отвечает руководитель организации. Для подразделения нужно обеспечить такую работу с документами, при которой его деятельность будет учтена при подготовке общей отчётности. Основание для организации учёта и хранения документов — ч. 1 ст. 7 402-ФЗ.

Определите, кому поручен бухгалтерский учёт: главному бухгалтеру, иному должностному лицу организации или исполнителю по договору оказания бухгалтерских услуг. Руководитель вправе вести учёт лично в случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 7 402-ФЗ, в том числе при наличии права применять упрощённые способы учёта. Для руководителя кредитной организации предусмотрена обязанность поручить эту работу главному бухгалтеру.

Для подготовки отчётности используйте сведения из регистров бухгалтерского учёта — записей, в которых накапливаются учётные данные. При включении деятельности подразделения ориентируйтесь на достоверное представление о финансовом положении организации, результате её работы и движении денежных средств. Отчётность составляется на основе регистров и информации, определённой федеральными и отраслевыми стандартами, — ч. 1 ст. 13 402-ФЗ.

Определите, за какой период готовится отчётность. Годовая составляется за отчётный год. Промежуточная охватывает период короче года и готовится, когда обязанность её представлять установлена законодательством, нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта, договором, учредительными документами или решением собственника. Эти основания предусмотрены ч. 2–5 ст. 13 402-ФЗ.

Если бухгалтер и руководитель расходятся во мнении о документе подразделения, оформляйте решение письменно. По письменному распоряжению руководителя данные первичного учётного документа принимают либо не принимают к регистрации и накоплению в регистрах. За информацию, созданную в результате такого решения, единолично отвечает руководитель. Порядок разрешения этого разногласия установлен п. 1 ч. 8 ст. 7 402-ФЗ.

Отдельное разногласие может касаться отражения объекта учёта в отчётности. Здесь также нужно письменное распоряжение руководителя: на его основании объект отражают либо не отражают. Ответственность за достоверность представления финансового положения, финансового результата и движения денежных средств несёт руководитель — п. 2 ч. 8 ст. 7 402-ФЗ.

Завершите подготовку отчётности подписью руководителя организации: после неё отчётность считается составленной. Её оформляют в валюте Российской Федерации, на бумаге или электронным документом с электронной подписью. Если предусмотрено утверждение отчётности, после утверждения исправления в неё вносить нельзя. Эти требования относятся к отчётности, включающей показатели подразделения, — ч. 7–9 ст. 13 402-ФЗ.