Как вести реестр договоров

Чтобы вести реестр договоров по закупкам, сначала определите, по какому закону заключён договор. Для закупок по 223-ФЗ сведения вносят в реестр договоров в единой информационной системе. Для закупок по 44-ФЗ предусмотрен реестр контрактов. Его ведёт федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по казначейскому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Заказчик отвечает за передачу сведений — ч. 1 и 3 ст. 103 44-ФЗ, ч. 1 и 2 ст. 4.1 223-ФЗ.

Если закупка проводится по 223-ФЗ, после заключения договора у заказчика есть три рабочих дня для внесения информации и документов. Это правило охватывает и договоры с единственным поставщиком при превышении предусмотренных законом размеров стоимости. При изменении договора обновляйте затронутые сведения и документы. Информацию о результатах исполнения вносите в течение десяти дней со дня исполнения, изменения или расторжения договора — ч. 2 ст. 4.1 223-ФЗ.

По 44-ФЗ для первоначальной передачи сведений обычно отводится пять рабочих дней с даты заключения контракта. Подготовьте сведения о заказчике, финансировании, поставщике, предмете, цене и сроке исполнения, а также контракт и остальные документы, относящиеся к закупке. При изменении условий передайте обновлённую информацию в течение пяти рабочих дней с даты изменения — ч. 2 и 3 ст. 103 44-ФЗ.

Приёмка и завершение обязательств требуют отдельных записей. По общему правилу сведения об исполнении контракта или этапа и о расторжении направляют не позднее пяти рабочих дней со дня, следующего за соответствующим событием. Для информации о приёмке с приложением документа срок короче: не позднее одного рабочего дня со дня, следующего за его подписанием. Эти события нужно учитывать раздельно — ч. 3 ст. 103 44-ФЗ.

Если документы подписываются с использованием единой информационной системы, применяется специальный порядок. Контракт и соглашения направляются через неё не позднее трёх рабочих дней со дня, следующего за подписанием, а решение об одностороннем отказе — после вступления в силу. Подписание документа о приёмке через эту систему требует его направления в реестр в тот же день. Информация из таких документов включается автоматически — ч. 3 и 4 ст. 103 44-ФЗ.

После отправки проверьте включение документов в реестр контрактов. При несоответствии требованиям сведения и документы туда не включают. Отсутствие в реестре контракта либо его копии, а также соглашения об изменении при его наличии препятствует оплате контракта — ч. 4 и 8 ст. 103 44-ФЗ.

Открытое размещение сведений имеет исключения. По 223-ФЗ документы, которые не подлежат размещению в единой информационной системе, в реестр договоров не вносят. По 44-ФЗ сведения о контрактах с государственной тайной учитывают в отдельном реестре и не публикуют в интернете. При ведении учёта таких закупок учитывайте ограничения доступа — ч. 3 ст. 4.1 223-ФЗ, ч. 7 ст. 103 44-ФЗ.