Как списывать бензин по путевым листам

Чтобы списывать топливо по путевым листам, начните с фактического использования бензина: документ должен подтверждать совершенную хозяйственную операцию. Нельзя оформлять расход, которого в действительности не было. Если путевой лист служит первичным учетным документом для списания, его содержание должно позволять установить, какая операция произошла и в каком объеме. Это следует из ч. 1 и 2 ст. 9 402-ФЗ.

Проверьте реквизиты путевого листа перед передачей в бухгалтерский учет. В нем нужны название и дата документа, наименование составившего его экономического субъекта, содержание операции. Расход указывают в натуральном и (или) денежном выражении с единицами измерения. Также требуются должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами либо другими сведениями для установления личности. Такой состав реквизитов предусмотрен ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Сведения о количестве израсходованного бензина должны соответствовать реальному использованию топлива. При оформлении списания сопоставьте описание операции и ее измерение: запись должна объяснять, какой расход подтверждается. Заполнять документ произвольным количеством, не связанным с совершенной операцией, нельзя, поскольку к учету принимаются документы о реальных фактах хозяйственной жизни — ч. 1 ст. 9 402-ФЗ.

Оформляйте расход при совершении операции. Если сделать это тогда невозможно, составьте первичный документ непосредственно после ее окончания. За достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в учете отвечает лицо, оформляющее операцию. При этом бухгалтер не отвечает за соответствие подготовленных другими лицами документов фактическим событиям. Эти правила закреплены в ч. 3 ст. 9 402-ФЗ.

Для учета стоимости бензина в налоговых расходах нужно подтвердить не только оформление, но и назначение затрат. Объясните, как использование топлива связано с деятельностью, направленной на получение дохода. Экономически оправданный расход должен иметь денежную оценку и документальное подтверждение. Сопоставьте путевой лист с документами о затратах, чтобы они подтверждали расход согласованно. Основание для такого подхода — п. 1 ст. 252 НК РФ.

При выборе формы документа для учета бензина решение принимает руководитель: предложение ему представляет должностное лицо, ведущее бухгалтерский учет. Если топливо списывает организация бюджетной сферы, формы ее первичных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Документ можно составить на бумаге либо в электронном виде с электронной подписью. Выбирая способ оформления списания бензина, учитывайте эти правила ч. 4 и 5 ст. 9 402-ФЗ.

Если в путевом листе ошибочно отражен расход, исправление оформляют с датой и подписями составивших документ лиц, указывая сведения для их идентификации. Исправления допустимы, если специальные правила их не запрещают, — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ. При налоговом учете дополнительно проверьте, не была ли стоимость этого топлива уже включена в расходы: повторное включение той же суммы запрещено п. 5 ст. 252 НК РФ.