Как составить протокол собрания

Начните с определения способа принятия решения: участники собирались на заседание, голосовали заочно или совмещали оба варианта. От этого зависит, какие обстоятельства потребуется отразить в протоколе и кто его подпишет. Совмещение допускается, когда оно предусмотрено законом, единогласным решением участников или уставом юридического лица. Эти правила закреплены в п. 1.2 и 3 ст. 181.2 ГК РФ.

Если проводилось заседание, запишите дату, время и место его проведения. При дистанционном участии укажите способ подключения. Для участия через электронные или иные технические средства должны использоваться способы, позволяющие достоверно установить участника, дать ему возможность обсуждать повестку и голосовать. Возможность такого участия и способы могут определяться законом, единогласным решением участников или уставом юридического лица — п. 1 и подп. 1 п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.

При заочном голосовании вместо времени и места заседания указывают дату, до которой принимались документы со сведениями о голосовании, и способ их отправки. Внесите сведения о тех, кто направил документы. Если было заседание, перечислите участвовавших в нём лиц. Когда голосование совмещённое, отразите обе группы участников и соответствующие условия проведения — подп. 1 и 2 п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.

Затем оформите итоги по повестке. По каждому вопросу запишите результат голосования. Обычно по разным вопросам принимаются самостоятельные решения; иной подход участники могут установить единогласно. При заседании решение принимается большинством участников собрания при участии не менее пятидесяти процентов общего числа участников сообщества. При заочном голосовании документы должны направить не менее пятидесяти процентов участников, а поддержать решение — большинство отправивших документы. Проверьте эти условия при оформлении итогов — п. 1, 1.1, 2 и подп. 3 п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.

Если подсчёт был поручен определённым лицам, внесите сведения о них. Участник, голосовавший против решения, вправе потребовать запись об этом: тогда укажите его в протоколе. По требованию участника также внесите сведения о ходе заседания или голосования. Это отдельные записи, которые дополняют результаты по вопросам повестки — подп. 4–6 п. 4 ст. 181.2 ГК РФ.

Завершите оформление сведениями о подписантах и подписями. За заседание подписываются председательствующий и секретарь, за заочное голосование — лица, проводившие подсчёт либо зафиксировавшие его результат. Письменный протокол можно составить с помощью электронных или иных технических средств. Если используется иной способ подтверждения, предусмотренный Кодексом, законом, единогласным решением участников или уставом, он должен обеспечивать хранение и неизменное воспроизведение сведений из подп. 1–6 п. 4. Основание — п. 3, подп. 7 п. 4 и п. 4.1 ст. 181.2 ГК РФ.