Как составить письмо о том, что ИП работает без печати

Чтобы составить письмо об отсутствии печати, начните с цели обращения. Получатель должен понять, от какого предпринимателя пришло сообщение и к каким отношениям оно относится. Можно назвать договор или документ, в связи с которым возник вопрос о печати. Это поможет связать уведомление с конкретной сделкой, для письменной формы которой п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает составление подписанного документа.

Образец письма, что ИП работает без печати, можно сформулировать так: «Кому: [получатель]. От индивидуального предпринимателя [фамилия, имя, отчество]. Сообщаю, что при ведении предпринимательской деятельности печать не использую. Документы по [название договора или описание сделки] подписываю лично. Прошу учитывать эту информацию при оформлении документов. [Дата, подпись, фамилия и инициалы]». Замените сведения в скобках своими и оставьте фразу о личном подписании, только если она соответствует действительности. Такой текст сообщает о порядке работы конкретного предпринимателя.

Не превращайте уведомление в утверждение, что печать никогда не требуется. Для сделки могут действовать дополнительные требования к форме, включая скрепление печатью. Их источником бывает закон, иной правовой акт или соглашение сторон — п. 1 ст. 160 ГК РФ. Поэтому перед отправкой письма прочитайте условие о подписании документов в договоре. Если там предусмотрена печать, просьбу изменить порядок оформления стоит обсудить с контрагентом отдельно от сообщения о фактическом отсутствии печати.

Если получатель просит сослаться на закон, поясните связь со ст. 160 ГК РФ простыми словами: письменная сделка оформляется документом, который выражает ее содержание и подписан участниками либо уполномоченными ими лицами. Затем уточните, что дополнительные требования к форме учитываются при оформлении конкретной сделки. Не пишите, что ваше письмо отменяет условие договора: сообщение о работе без печати и согласование другого порядка оформления имеют разный смысл.

Подпись в письме должна соответствовать тому, кто его направляет. В предложенном образце предприниматель подписывает документ лично. Если документы сделки подписывает представитель, учитывайте его полномочия: п. 1 ст. 160 ГК РФ допускает подписание должным образом уполномоченным лицом. Не оставляйте в уведомлении слова о личном подписании предпринимателем, когда фактически документы оформляет другой человек. Текст должен описывать реальный порядок взаимодействия с получателем.

При возражениях контрагента уточните, какое именно требование о форме сделки он предъявляет. Обсуждение лучше вести применительно к спорному документу и условию договора. Последствия несоблюдения дополнительных требований могут быть предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон — п. 1 ст. 160 ГК РФ. Письмо об отсутствии печати помогает сообщить факт, но вопрос о соблюдении согласованной формы сделки решается с учетом этих требований.