Как самозанятому работать с физическим лицом

Самозанятый работает с физическим лицом как с покупателем товара или заказчиком работы, услуги. Практически здесь возникают два разных вопроса: что именно согласовали стороны и как оформлен полученный платёж. Первый относится к содержанию и форме сделки, второй — к сведениям о расчёте и чеку. Для письменного оформления ориентиром служит ст. 160 ГК РФ, для передачи сведений об оплате — ст. 14 422-ФЗ. Оформляя заказ, полезно разделять эти задачи: описание будущей работы и документ об уже состоявшемся расчёте имеют разное содержание.

В письменном документе нужно выразить содержание сделки и поставить подписи её участников либо уполномоченных ими лиц. Так описывает письменную форму ст. 160 ГК РФ. Для конкретного заказа это означает, что из текста должно быть понятно, о чём договорились самозанятый и гражданин. Описание товара или работы, согласованная цена, способ передачи результата и порядок оплаты помогают зафиксировать эту договорённость. Это практическое наполнение документа, а не установленный приведённой статьёй перечень обязательных условий для любого заказа. Не стоит ограничиваться общей фразой об оказании услуг, если стороны обсуждали конкретный результат.

Бумага с собственноручными подписями — не единственный вариант письменного оформления. Статья 160 ГК РФ допускает электронные и другие технические средства при соблюдении установленных условий. Содержание сделки должно воспроизводиться на материальном носителе в неизменном виде. Кроме того, использованный способ должен позволять достоверно определить человека, выразившего свою волю. Поэтому при электронном согласовании заказа нужно обращать внимание и на сохранность текста, и на возможность установить участников. Сам по себе факт обмена сообщениями ещё не объясняет, соблюдены ли оба условия закона.

При получении дохода от реализации, являющегося объектом налогообложения, действует ч. 1 ст. 14 422-ФЗ. Она связывает расчёт с обязанностью передать сведения в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю или заказчику. Для этого предусмотрены приложение «Мой налог», уполномоченный оператор электронной площадки или уполномоченная кредитная организация. Если самозанятый принимает оплату напрямую от гражданина, оформление договорённости не заменяет действия с чеком. Подписанный документ описывает сделку, но не выполняет сам по себе установленную этой нормой обязанность по оформлению расчёта.

Момент выдачи чека определяется способом оплаты. По ч. 3 ст. 14 422-ФЗ при расчёте наличными или с использованием электронных средств платежа его формируют и передают в момент расчёта. Для иных форм денежных расчётов в безналичном порядке предусмотрен другой предел: не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчёты. Поэтому нельзя выбирать срок только по тому, что деньги пришли безналично. Сначала нужно соотнести способ платежа с указанными в законе категориями, а затем определить момент формирования и передачи чека заказчику.

Передать чек гражданину можно на бумаге или в электронной форме: это допускает ч. 4 ст. 14 422-ФЗ. Электронные способы раскрыты в части 5 той же статьи. Чек направляют на предоставленный покупателем абонентский номер либо адрес электронной почты. Другой вариант — дать покупателю возможность считать QR-код с чека в месте продажи в момент его формирования. Согласуйте подходящий способ передачи при обсуждении оплаты, чтобы после расчёта было понятно, куда направлять документ. Если выбран адрес электронной почты или номер телефона, используйте контакт, который предоставил сам заказчик.

Содержание чека тоже связано с конкретным заказом. Часть 6 ст. 14 422-ФЗ предусматривает, в частности, сведения о продавце, указание на специальный налоговый режим, наименование проданных товаров, выполненных работ или оказанных услуг и сумму расчётов. Описание в чеке должно соответствовать тому, за что приняты деньги. Для покупателя — юридического лица или индивидуального предпринимателя отдельно предусмотрен его идентификационный номер налогоплательщика, то есть ИНН. Из этого положения не следует обязанность указывать ИНН обычного гражданина, который приобретает товар или заказывает услугу как физическое лицо.

Для сохранения истории заказа полезно собрать согласованный текст, подтверждение оплаты и сведения о передаче чека. Эти материалы отражают разные стороны отношений: содержание обещанного, состоявшийся расчёт и исполнение обязанности перед покупателем по выдаче чека. При электронном оформлении сохраняйте именно согласованную версию условий вместе с данными, позволяющими установить участников, с учётом ст. 160 ГК РФ. При проверке расчёта сопоставьте способ платежа, дату формирования чека и способ его передачи с требованиями ст. 14 422-ФЗ. Так проще увидеть конкретный пропуск в оформлении заказа.