Как регистрировать счета-фактуры
Для регистрации нужно выбрать книгу и налоговый период: у продавца запись связана с налоговым обязательством, у покупателя — с правом на вычет НДС. Для авансов и исправленных документов действуют особые правила.
Коротко
Нужно регистрировать счета-фактуры в книге продаж у продавца и в книге покупок у покупателя: продавец делает запись по хронологии в периоде возникновения налогового обязательства, покупатель — по мере возникновения права на вычет НДС. Бумажные и электронные документы учитываются в едином порядке, а исправления могут потребовать дополнительного листа за прежний период.
Ответ подробно: регистрация счетов-фактур в двух книгах
Начните с роли в операции. Если вы продавец, счета-фактуры регистрируются в книге продаж по хронологии. Выберите налоговый период, в котором возникает обязательство по налогу, и внесите запись в эту книгу. Дата регистрации определяется связью с налоговым обязательством, а не удобством учета документов. Это правило закреплено в п. 2 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Если вы покупатель и заявляете вычет — уменьшение НДС на предъявленную сумму налога, используйте книгу покупок. Полученные от продавца счета-фактуры, включая корректировочные, вносят по мере возникновения права на вычет. Перед регистрацией проверьте правильность оформления: документы, не отвечающие установленным требованиям, в книгу покупок не включают. Основание — пп. 1–3 раздела II прил. 4 к постановлению № 1137.
Отдельную книгу для электронных счетов-фактур заводить не нужно. В книге продаж бумажные и электронные документы проходят единую регистрацию. У покупателя единый порядок охватывает также документы, заполненные частично на компьютере и частично от руки, если соблюдены правила заполнения. Книгу покупок можно вести на бумаге либо электронно — пп. 1–2 раздела II прил. 4 и п. 2 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
При авансе учитывайте, кто перечислил деньги, а кто получил. Покупатель регистрирует полученный от продавца авансовый счет-фактуру в книге покупок для вычета; графы 8 и 16–19 при такой записи оставляет пустыми. Продавец при регистрации счета-фактуры на полученную предоплату в книге продаж не заполняет графы 14–16 и 19. Эти особенности предусмотрены пп. 7, 21 раздела II прил. 4 и п. 8 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Исправляя ошибочную запись, сначала определите, закончился ли налоговый период. До его окончания аннулирование отражают отрицательными значениями: в книге покупок — в графах 14 и 15, в книге продаж — в графах 13а–19. После окончания периода для аннулирования в связи с исправлением счета-фактуры используют дополнительный лист за период первоначальной регистрации. Основание — п. 9 раздела II прил. 4 и п. 11 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Уменьшение стоимости тоже влияет на выбор книги: продавец регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок при возникновении права на вычет. Это отдельный случай по п. 12 раздела II прил. 4 к постановлению № 1137.
Завершая квартал, подведите итоги для декларации по НДС. В книге покупок итог считают по графе 15, в книге продаж — по графам 14–19. Такой порядок установлен п. 7 раздела II прил. 4 и п. 8 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Что говорит закон: период регистрации счетов-фактур продавцом
Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: внесение счета-фактуры в книгу
Последовательность регистрации счета-фактуры с учетом роли продавца или покупателя и периода записи.
- 1Выберите книгу по операцииДля начисления налога продавцом используйте книгу продаж, для вычета покупателем — книгу покупок. При уменьшении стоимости продавец регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок по п. 12 раздела II прил. 4 к постановлению № 1137.
- 2Определите период регистрацииПривяжите запись продавца к возникновению налогового обязательства, а запись покупателя — к возникновению права на вычет. Проверьте оформление полученного счета-фактуры перед включением в книгу покупок.
- 3Заполните сведения об операцииУкажите реквизиты счета-фактуры, контрагента, стоимость и НДС в соответствующих графах выбранной книги. Для авансов примените специальные правила заполнения по п. 7 раздела II прил. 4 и п. 8 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
- 4Учтите исправления и итогиПри аннулировании записи в связи с исправлением после окончания периода оформите дополнительный лист за прежний период. По окончании квартала подсчитайте показатели книги для декларации по НДС.
Документы: счета-фактуры для регистрации и исправлений
Подготовьте счета-фактуры по операции и записи книги, которые предстоит исправить.
| Документ |
|---|
| Выставленный или полученный счет-фактура по операции |
| Корректировочный счет-фактура при изменении стоимости |
| Исправленный счет-фактура и первоначальный экземпляр при исправлении |
| Книга покупок или книга продаж с первоначальной записью при ее аннулировании |
| Документ, подтверждающий уплату НДС, если вычет по операции производится при наличии такого документа |
Частые вопросы: авансы и исправления счетов-фактур
Ответы о регистрации электронных счетов-фактур, предоплаты и ошибочных записей.
Можно ли регистрировать бумажные и электронные счета-фактуры вместе?
Да, для них предусмотрена единая регистрация. Покупатель также регистрирует документы со смешанным заполнением — на компьютере и от руки, если они оформлены по правилам. Основание — п. 2 раздела II прил. 4 и п. 2 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Где покупателю регистрировать счет-фактуру на аванс?
Полученный от продавца счет-фактуру на перечисленную предоплату покупатель включает в книгу покупок для определения вычета НДС. При заполнении записи графы 8 и 16–19 оставляют незаполненными — пп. 7, 21 раздела II прил. 4 к постановлению № 1137.
Как аннулировать запись по исправленному счету-фактуре за завершенный период?
Используйте дополнительный лист соответствующей книги за тот период, к которому относится первоначальная регистрация. Для книги покупок это предусмотрено п. 9 раздела II прил. 4, для книги продаж — п. 11 раздела II прил. 5 к постановлению № 1137.
Услуги и темы рядом
Юридическая помощь по НДС и ответы на другие вопросы о счетах-фактурах.
Не откладывайте защиту