Как работать с путевыми листами

Чтобы правильно вести путевой лист, начните с конкретного транспортного средства и его работы. Если машина движется по дорогам при перевозке пассажиров и багажа либо грузов в городском, пригородном или междугородном сообщении, на неё оформляют путевой лист. Обязанность относится к каждому транспортному средству: при организации работы нескольких машин нужно учитывать каждую из них. Это правило закреплено в ч. 1 ст. 6 УАТ.

Дальше определите, кто отвечает за оформление. По общему правилу это собственник или владелец машины. Для аренды транспортного средства с экипажем действует специальное условие: путевой лист оформляет арендодатель. Если вы используете арендованную машину, сначала соотнесите условия её передачи с этим правилом. Оно касается именно передачи во временное владение и пользование за плату по договору аренды с экипажем — ч. 1 ст. 6 УАТ.

Выберите форму работы с документом. Можно оформлять путевой лист на бумаге или формировать его в электронном виде: оба варианта предусмотрены ч. 2 ст. 6 УАТ. При выборе электронной формы учитывайте, что её формат устанавливается отдельно в порядке, указанном в ч. 5 этой статьи. Возможность пользоваться электронным документом нужно отличать от правил о том, как именно его формировать.

При проверке содержания пройдите по всем обязательным группам сведений. В путевом листе должны быть срок его действия, сведения о лице, которое его оформило, о транспортном средстве и о водителе либо водителях. Ещё две обязательные позиции посвящены виду перевозки и виду сообщения. Не объединяйте последние две позиции в одну: в ч. 3 ст. 6 УАТ они названы раздельно. Для работы с несколькими водителями предусмотрена возможность указать сведения о водителях одного транспортного средства.

Если для вашей перевозочной деятельности нужны дополнительные сведения, собственник или владелец вправе включить их в путевой лист. Это позволяет учитывать особенности работы с пассажирами, багажом и грузами. Дополнительные записи включаются наряду с обязательными группами сведений. Право дополнять документ предусмотрено ч. 4 ст. 6 УАТ, а обязательное содержание определяется ч. 3 той же статьи.

Разделяйте проверку содержания и соблюдение процедуры оформления. Перечень основных сведений помогает проверить, какие разделы должны присутствовать в документе. Подробный состав этих сведений, порядок оформления бумажного листа и формирования электронного устанавливает федеральный орган исполнительной власти, отвечающий за государственную политику и нормативное регулирование в сфере транспорта. Поэтому при организации ведения и завершения работы с листом учитывайте соответствующий порядок: такое распределение правил предусмотрено ч. 5 ст. 6 УАТ.