Как работать с электронными транспортными накладными

Начать стоит с распределения обязанностей. Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, далее — УАТ, связывает накладную с заключением договора перевозки груза. По ст. 8 УАТ она подтверждает заключение договора. Обычно её составляет грузоотправитель, но договор может предусматривать иное. Перед началом электронного обмена посмотрите, кто отвечает за составление документа именно в вашей перевозке. Электронную накладную также составляет грузоотправитель, если договором эта обязанность не возложена на другого участника.

Статья 8 УАТ различает форму документа и порядок его формирования. Накладную можно оформить на бумаге либо сформировать в электронном виде. Её форма и порядок оформления или формирования устанавливаются правилами перевозок грузов, а электронный формат утверждается в предусмотренном законом порядке. Чтобы пользоваться электронной транспортной накладной, нужно учитывать именно требования к электронному документу. Наличие сведений о грузе в переписке само по себе ещё не означает, что накладная сформирована по установленным правилам.

За организацию электронного обмена отвечает оператор информационной системы. По ст. 18.1 УАТ электронные перевозочные документы направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Это система, в которую поступают документы и сведения о перевозках. Оператор системы обмена обязан обеспечивать заключение и исполнение соглашения об электронном документообороте перевозочных документов. Работу с транспортными накладными в электронном документообороте следует начинать с определения оператора и условий такого соглашения. Реестр операторов должен быть доступен для ознакомления согласно той же статье.

Участникам не обязательно пользоваться системой одного оператора. Статья 18.1 УАТ возлагает на оператора обязанность обеспечивать обмен и тогда, когда участники работают через системы других операторов. Для организации перевозки полезно заранее выяснить, через какие системы взаимодействуют отправитель, перевозчик и получатель. Предмет такого согласования — возможность обмениваться документами между участниками. Обязанность оператора обеспечивать этот обмен прямо закреплена законом, и вопрос взаимодействия систем имеет практическое значение уже при подготовке перевозки.

Электронная накладная не заменяет все остальные документы на груз. По ст. 8 УАТ отправитель представляет предусмотренные для перевозки сопроводительные документы, в том числе сертификаты и паспорта качества, когда их наличие обязательно. Если документы или сведения о них содержатся в государственных информационных системах, в накладной можно указать их регистрационные номера. Состав документов связан с требованиями к конкретному грузу. Заказ или заявка также могут иметь электронную форму, однако закон рассматривает их отдельно от транспортной накладной.

При приёме груза перевозчику нужно учитывать ст. 10 УАТ. Водитель предъявляет отправителю водительское удостоверение либо документ, удостоверяющий личность, а также путевой лист. Если путевой лист электронный, перевозчик или водитель предоставляет подтверждение его формирования и реквизиты по установленному порядку. Отправитель, со своей стороны, готовит груз так, чтобы обеспечить безопасность перевозки и сохранность груза, не повредить транспортное средство или контейнер. Для груза в таре либо упаковке предусмотрена маркировка каждого грузового места. Электронный обмен сопровождает эти действия, а не заменяет их.

Отдельный этап — доставка и выдача. По ст. 15 УАТ перевозчик доставляет и выдаёт груз по адресу, указанному отправителем в накладной, а получатель принимает доставленный груз. Сведения о месте доставки имеют значение для исполнения перевозки. Проверка массы и количества грузовых мест при выдаче должна соответствовать порядку проверки при приёмке. При исправных крытых транспортных средствах или контейнерах и исправных пломбах отправителя закон предусматривает выдачу без проверки массы, состояния груза и количества мест.

Если пломбы повреждены либо груз доставлен в неисправном кузове или контейнере, ст. 15 УАТ предусматривает обязательную проверку при выдаче. При обнаружении недостачи или порчи получатель и перевозчик определяют их фактический размер. Если получатель отказывается принимать груз по причинам, не зависящим от перевозчика, возможна переадресовка — доставка по новому адресу, указанному отправителем. Когда такая доставка невозможна, закон допускает возврат отправителю с предварительным уведомлением. Эти ситуации нужно отличать от обычного завершения перевозки.

Хранение документов также входит в работу системы. По ст. 18.1 УАТ оператор государственной системы обеспечивает их хранение в неизменном виде в течение пяти лет с даты размещения. Для оператора системы обмена предусмотрено уничтожение документов по истечении пяти лет, если соглашением об электронном документообороте не установлен больший срок хранения. Закон также обязывает операторов обеспечивать конфиденциальность и резервирование базы. Передачу документов в государственную систему эта статья не считает нарушением конфиденциальности. Условия соглашения стоит сопоставить с этими обязанностями оператора.