Как проверить счёт-фактуру на аванс

Начните с основания выставления документа: авансовый счёт-фактура относится к оплате или частичной оплате в счёт будущей поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг либо передачи имущественных прав. Найдите соответствующую предоплату по вашей сделке. Это позволит сопоставлять документ именно с авансом, а не со стоимостью уже состоявшейся отгрузки. Для такого счёта-фактуры применяется п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Проверьте порядковый номер и дату составления. Затем сравните указанную сумму с размером оплаты, к которой относится документ. Если внесена только часть платежа за будущую поставку, проверяйте сумму частичной оплаты. Не подменяйте её полной ценой будущих товаров или услуг: п. 5.1 ст. 169 НК РФ требует указать сумму оплаты, частичной оплаты. Отдельно посмотрите, указана ли налоговая ставка.

После реквизитов переходите к подписям. У организации документ подписывают руководитель и главный бухгалтер либо лица, которым такие полномочия предоставлены приказом, другим распорядительным документом или доверенностью от организации. Когда подпись поставлена представителем, сопоставьте его полномочия с подписанным документом. Это практическая часть проверки соблюдения п. 6 ст. 169 НК РФ, а не только проверка наличия подписи на бланке.

Если продавец — индивидуальный предприниматель, проверьте подпись предпринимателя либо представителя, уполномоченного его доверенностью. В документе должны быть указаны основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата присвоения номера. Для электронного счёта-фактуры проверьте усиленную квалифицированную электронную подпись: именно такой вид подписи предусмотрен п. 6 ст. 169 НК РФ.

Обнаружив расхождение, определите, на что оно влияет. Ошибка, которая не мешает налоговым органам при проверке идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и предъявленную сумму налога, не служит основанием для отказа в вычете. Оценивать нужно содержание расхождения: можно ли по документу установить эти сведения. Такой подход закреплён в п. 2 ст. 169 НК РФ.

Отдельно различайте авансовый и корректировочный документы. Корректировочный счёт-фактура связан с изменением стоимости уже отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных прав, включая изменение цены либо количества. Для него действует п. 5.2 ст. 169 НК РФ. При проверке предоплаты ориентируйтесь на назначение полученного документа: изменение стоимости отгрузки и получение аванса имеют разные требования к оформлению.

Если обязательство по условиям сделки выражено в иностранной валюте, суммы в счёте-фактуре также могут быть выражены в этой валюте. Не считайте это ошибкой только из-за валюты записи: сопоставьте её с условиями сделки. Такая возможность предусмотрена п. 7 ст. 169 НК РФ. Итог проверки связывайте с конкретными реквизитами и подписями, а при ошибке — с её влиянием на идентификацию сведений для вычета.