Как проверить подлинность справки о несудимости

Если вы хотите проверить справку о несудимости, полученную в электронной форме, начните с её электронной подписи. Для такой справки предусмотрена усиленная квалифицированная электронная подпись. Это установленный для неё вид подписания: ориентироваться нужно на него, когда вы выясняете, кем подписан полученный документ. Требование закреплено в п. 81 административного регламента, утверждённого приказом от 27.09.2019 № 660.

Затем имеет значение, кто именно подписал справку. Это может быть начальник ФКУ «ГИАЦ МВД России» (ИЦ), его заместитель или должностное лицо, которое начальник уполномочил подписывать такие справки. Следовательно, подпись заместителя допустима: требовать во всех случаях подпись лично начальника оснований нет. Для другого должностного лица существенно наличие соответствующих полномочий — п. 81 того же регламента.

Проверку электронной справки нужно связывать с подписью электронного документа, а не с тем, насколько убедительно выглядит его страница. Изображение рукописной подписи и квалифицированная электронная подпись имеют разное значение. При оценке электронной справки ориентиром служит именно установленный способ её подписания уполномоченным лицом. Такой подход соответствует требованию п. 81 регламента и правилу о признании электронных документов из ч. 1 ст. 6 63-ФЗ.

Если вопрос возник из-за отсутствия привычного бумажного оригинала, электронная форма не лишает справку юридического значения. Информация с квалифицированной электронной подписью признаётся электронным документом, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. Это позволяет использовать подписанный электронный документ в правоотношениях с учётом предусмотренных законом исключений — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ.

Исключение касается ситуаций, когда федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует составить документ исключительно на бумаге. Тогда для соответствующих отношений нужна бумажная форма. Различайте два вопроса: подписана ли электронная справка надлежащим образом и подходит ли такая форма для цели, ради которой вы её предъявляете. Правило о равнозначности содержит эту оговорку в ч. 1 ст. 6 63-ФЗ.

Если принимающая сторона спрашивает о печати, учитывайте правило для электронных документов. Когда требуется заверение печатью, электронный документ с усиленной электронной подписью, признаваемый равнозначным подписанному бумажному, приравнивается к бумажному документу с подписью и печатью. При этом могут действовать дополнительные требования к признанию такого документа. Это предусмотрено ч. 3 ст. 6 63-ФЗ и касается юридического значения электронной формы.

Если вместо квалифицированной подписи обнаружена простая или неквалифицированная, применять к ней правило для квалифицированной подписи нельзя. Для этих видов равнозначность бумажному документу связана с отдельными основаниями, названными в ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Для электронной справки о несудимости ориентир остаётся конкретным: вид подписи и круг подписантов заданы п. 81 регламента. Именно эти признаки следует сопоставлять при проверке полученной справки.