Как прописать в договоре использование электронной транспортной накладной

Чтобы прописать ЭТрН в договоре, сначала раскройте сокращение: электронная транспортная накладная. Затем опишите, через какую информационную систему участники будут обмениваться документами. Такой обмен и передачу сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов закон связывает с использованием специальных информационных систем. Условие об отправке накладной обычным электронным письмом не описывает предусмотренный законом механизм — ч. 2 ст. 18.1 УАТ.

Основу условия можно изложить так: «Стороны используют электронную транспортную накладную и осуществляют обмен ею и содержащимися в ней сведениями посредством информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор используемой системы должен быть включён в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Направление накладной и сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов осуществляется через указанную систему». При подготовке договора дополните этот текст названием выбранной системы и её оператора. Требование к включению оператора в реестр следует из ч. 14 ст. 18.1 УАТ.

Порядок подписания лучше оформить отдельным условием. Например: «Участники подписывают электронную транспортную накладную усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица при соблюдении условий её использования, предусмотренных ч. 1 ст. 18.1 УАТ». Неквалифицированная подпись здесь допускается при специальных требованиях к инфраструктуре, сертификату и средствам защиты информации. Выбирая такую подпись для договора, учитывайте весь набор этих условий, а не только её название.

Если груз получает физическое лицо, для него предусмотрен отдельный вариант: простая электронная подпись. Её ключ должен быть получен при личной явке по правилам использования такой подписи при обращении за государственными и муниципальными услугами в электронной форме. Соответствующее условие договора должно сохранять эту оговорку. Возможность простой подписи относится именно к грузополучателю — физическому лицу, а не ко всем участникам перевозки: п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Когда контрагенты работают с разными операторами, согласуйте в договоре, какие системы они используют и как организуют обмен. Закон возлагает на оператора обязанность обеспечивать обмен и при использовании участниками систем других операторов. Также оператор обязан обеспечивать заключение и исполнение соглашения об электронном документообороте перевозочных документов. Свяжите договорное условие с этим соглашением, чтобы описание обмена соответствовало выбранному способу работы — п. 17 и 18 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

Сам договор тоже можно оформить электронным документом, подписанным сторонами, либо заключить путём обмена электронными документами с соблюдением требований к письменной форме. При этом учитывайте форму, о которой договорились стороны: если согласован определённый способ оформления, договор считается заключённым после придания ему этой формы. Согласование электронного договора и организация обмена перевозочными документами решают разные задачи; отразите каждую из них в соответствующих условиях — п. 1 и 2 ст. 434 ГК РФ.