Как прописать в договоре электронный документооборот

Электронный документооборот, или ЭДО, в договоре нужно описать через понятные действия сторон. Одной фразы о согласии на электронный обмен недостаточно для объяснения порядка работы: из нее неясно, как подписывается документ и кому принадлежит выраженная в нем воля. Ориентир для формулировки — требования ст. 160 ГК РФ к письменной форме сделки.

Сначала определите, что именно стороны будут оформлять электронно: сам договор одним документом или обмен документами, выражающими его содержание. Статья 434 ГК РФ допускает оба варианта. При этом проверьте, не согласовали ли стороны обязательное составление единого подписанного документа. Для такого случая обмен отдельными сообщениями не соответствует выбранной форме заключения договора.

Затем пропишите способ, который позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю. Это не просто указание названия средства обмена. Условие должно связывать конкретное действие при подписании с человеком, который совершает сделку. По ст. 160 ГК РФ стороны вправе согласовать специальный способ такого определения. Если документ подписывает представитель, учитывайте требование о надлежащих полномочиях подписанта.

Отдельно опишите возможность воспроизведения содержания сделки на материальном носителе в неизменном виде. Это самостоятельное требование ст. 160 ГК РФ: установление личности отправителя его не заменяет. Согласованный порядок должен позволять восстановить именно то содержание, которое стороны выразили при совершении сделки. Поэтому формулировка об обмене должна охватывать и подписание, и сохранность содержания.

Основа условия может звучать так: «Стороны согласовали обмен электронными документами посредством [согласованный способ обмена]. Для достоверного определения лица, выразившего волю, применяется [описание способа определения подписанта]. Используемые технические средства позволяют воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде». Текст в скобках нужно заменить конкретным описанием договоренности; без него пример остается незавершенным.

Если хотите прописать в договоре обмен документами через ЭДО, сопоставьте этот пункт с остальными условиями о форме договора. Например, договоренность о едином документе должна согласовываться с выбранным электронным способом его составления и подписания. Пункт 4 ст. 434 ГК РФ прямо предусматривает случаи, когда требуется именно один документ, подписанный сторонами договора.

Не стоит автоматически объявлять любое электронное сообщение подписанным документом. Для такого вывода важен согласованный способ определения лица, а не само наличие сообщения. Если стороны используют аналог собственноручной подписи, порядок его применения можно закрепить соглашением с учетом п. 2 ст. 160 ГК РФ. Формулировка должна объяснять, какое действие имеет значение подписи.

Наконец, учитывайте собственную договоренность о форме: по п. 1 ст. 434 ГК РФ при ее согласовании договор считается заключенным после придания ему условленной формы. Поэтому описание ЭДО должно совпадать с тем, как стороны действительно намерены заключать договор. Общее разрешение электронного обмена не устраняет согласованные ими дополнительные требования.