Как правильно выставить счёт-фактуру

Чтобы правильно выставить счёт-фактуру в 2026 году, начните с события, которое оформляете. При отгрузке товара, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав действует срок не позднее пяти календарных дней с соответствующего дня. Получили предоплату за будущую поставку — отсчитывайте срок от получения денег. Это касается и частичной оплаты: ждать окончательного расчёта для оформления авансового документа не нужно — п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2.

Для отгрузочного счёта-фактуры укажите порядковый номер и дату, стоимость поставки без налога и с налогом. При зачёте предоплаты внесите номер платёжно-расчётного документа, номер и дату авансового счёта-фактуры, а также реквизиты документа об отгрузке. Эти сведения связывают расчёты с конкретной поставкой. Для аванса предусмотрен отдельный набор реквизитов: среди них номер, дата, наименование будущих товаров или описание работ и услуг, налоговая ставка. Ориентиры для заполнения — п. 5 и 5.1 ст. 169 НК РФ.

Сумму НДС покажите отдельной строкой: такое оформление предусмотрено п. 4 ст. 168 НК РФ ч.2. Если продавец применяет упрощённую систему налогообложения или единый сельскохозяйственный налог и освобождён от обязанностей по исчислению и уплате НДС, при реализации счета-фактуры не составляются. Для этого исключения нужны и соответствующая система налогообложения, и освобождение — п. 5 той же статьи.

Выберите способ передачи документа покупателю. Для обычного электронного обмена согласуйте его со второй стороной и убедитесь в совместимости средств приёма и обработки. Бумажное оформление также допускается п. 1 ст. 169 НК РФ. Форму документа и порядок заполнения устанавливает Правительство Российской Федерации — п. 8 этой статьи.

На бумаге от организации подписи ставят руководитель и главный бухгалтер либо лица, получившие полномочия по приказу или доверенности. За индивидуального предпринимателя подписывает он сам либо представитель по доверенности; указываются основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения. Электронный документ заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного подписанта — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если после отгрузки изменились цена или количество, оформите корректировочный счёт-фактуру. В нём сопоставляют показатели до изменения и после него: в частности, количество и стоимость без налога. Название документа, его номер и дата также обязательны — п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Так покупатель сможет соотнести корректировку с изменением поставки.

Обнаруженная ошибка не всегда лишает покупателя вычета — уменьшения налога на предъявленный продавцом НДС. Оцените, позволяет ли документ налоговым органам определить стороны, предмет поставки, стоимость, ставку и сумму налога. Если ошибка этому не мешает, она не служит основанием для отказа в вычете — п. 2 ст. 169 НК РФ.