Как правильно составить акт

Чтобы правильно составить акт, начните с его назначения. Документ может подтверждать хозяйственную операцию для бухгалтерского учета, приемку выполненной работы или сдачу результата строительного подряда. Укажите в акте хозяйственную операцию или результат приемки, который он подтверждает. Содержание должно показывать, что произошло и что именно удостоверяют подписавшие его лица. Поэтому вопрос о том, как написать акт, сначала сводится к выбору применимого правила: ст. 9 402-ФЗ, ст. 720 ГК РФ или ст. 753 ГК РФ. Если документ одновременно оформляет приемку и служит для учета, учитывайте требования к обеим его функциям.

Для первичного учетного документа, то есть документа о факте хозяйственной жизни, ч. 2 ст. 9 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты. В акте нужны название, дата составления и наименование составившего его экономического субъекта. Далее описывают содержание события, его натуральную или денежную величину и единицы измерения. Например, запись о выполнении работы должна позволять понять, какой результат отражен в учете и как измерен его объем. Общая фраза без содержания операции не заменяет эти сведения. Отдельно указывают должности ответственных лиц и ставят их подписи с фамилиями и инициалами либо другими сведениями, позволяющими установить подписантов.

Форму такого акта определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учет: это предусмотрено ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. Для организаций бюджетной сферы та же часть отсылает к бюджетному законодательству. Поэтому найденный образец нельзя автоматически считать подходящей формой для любой организации. Если вы выясняете, как составлять акт по образцу, сопоставьте его поля с обязательными реквизитами и формой, определенной для вашей организации. Подсказки и пустые строки в бланке помогают разместить сведения, но не подтверждают достоверность написанного. По ч. 1 этой статьи документами нельзя оформлять события, которых в действительности не было.

Время оформления также имеет значение. По ч. 3 ст. 9 402-ФЗ первичный документ составляют при совершении хозяйственного события, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление, отвечает за достоверность сведений и своевременную передачу документа для регистрации в учете. Бумажный носитель не является единственным вариантом: ч. 5 допускает электронный документ с электронной подписью. Если в акте исправляют ошибку, ч. 7 предусматривает дату исправления и подписи составивших документ лиц с реквизитами, позволяющими их установить. Простая замена ошибочной записи без оформления исправления не соответствует этому требованию.

При приемке работы по договору подряда задача акта связана с осмотром результата. По п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик осматривает и принимает работу с участием подрядчика в согласованные договором сроки и порядке. Обнаруженные отступления, ухудшающие результат, и другие недостатки нужно немедленно заявить подрядчику. В тексте акта описывайте конкретный обнаруженный дефект: какая часть результата имеет недостаток и в чем он выражается. Такое описание связывает замечание с принятым результатом. Подпись под общей формулировкой о приемке не заменяет фиксацию того, что обнаружено при осмотре.

Пункт 2 ст. 720 ГК РФ связывает возможность ссылаться на замеченные при приемке недостатки с содержанием документа. В акте или другом документе о приемке должны быть оговорены сами недостатки либо возможность последующего требования об их устранении. Если заказчик принимает работу без проверки, по общему правилу п. 3 этой статьи он лишается права ссылаться на явные недостатки — те, которые можно обнаружить обычным способом приемки. Для скрытых недостатков действует другое правило: п. 4 обязывает известить подрядчика в разумный срок после обнаружения. Поэтому запись при приемке и сообщение о позднее выявленном дефекте решают разные задачи.

Для строительного подряда п. 4 ст. 753 ГК РФ прямо предусматривает акт сдачи и приемки с подписями обеих сторон. Если одна сторона отказывается подписать его, отказ отмечают в акте, после чего документ подписывает другая сторона. Это специальное правило о строительных работах, а не универсальный способ оформления любого акта. Односторонний документ может быть признан судом недействительным, если причины отказа от подписи признаны обоснованными. Когда по закону, договору или характеру работ нужны предварительные испытания, п. 5 допускает приемку только при их положительном результате. А п. 6 связывает отказ от приемки с недостатками, исключающими использование результата для договорной цели и неустранимыми подрядчиком или заказчиком.