Как правильно подписать счёт-фактуру

Чтобы правильно подписать счёт-фактуру от организации на бумаге, определите, кто будет действовать от её имени. При подписании без передачи полномочий документ подписывают и руководитель, и главный бухгалтер организации. Если документ подписывают другие сотрудники, их нужно наделить соответствующими полномочиями. Для этого организация использует приказ, иной распорядительный документ или доверенность от своего имени. Такой выбор предусмотрен п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если руководитель поручает подписание другому лицу, проверьте, что приказ или доверенность охватывает именно подписание счетов-фактур. Должность сотрудника не подменяет оформление поручения: п. 6 ст. 169 НК РФ связывает право иных лиц подписывать документ с полномочиями, закреплёнными приказом, другим распорядительным документом либо доверенностью. При подготовке подписи ориентируйтесь на тот документ, которым организация передала это право.

Для индивидуального предпринимателя порядок другой: он подписывает счёт-фактуру лично либо поручает это представителю. Передавая право подписи представителю, предприниматель оформляет доверенность от своего имени. Приказ организации и доверенность предпринимателя относятся к разным случаям: для представителя ИП п. 6 ст. 169 НК РФ предусматривает именно доверенность. Выбирая способ оформления полномочий, сначала определите, от чьего имени выставляется счёт-фактура.

В счёте-фактуре предпринимателя указываются основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и дата присвоения этого номера. Это относится и к случаю, когда подпись ставит представитель по доверенности. Перед подписанием проверьте оба реквизита вместе с полномочиями подписанта, чтобы оформление соответствовало п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если счёт-фактура составлен в электронной форме, для подписания используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Электронный документ организации подписывает руководитель либо другое лицо, получившее полномочия по приказу, иному распорядительному документу или доверенности от организации. Для предпринимателя также применяется правило об электронной подписи из п. 6 ст. 169 НК РФ. Здесь нужно учитывать специальное правило для электронной формы: в нём назван руководитель либо уполномоченное лицо, тогда как для бумажного документа организации предусмотрены руководитель и главный бухгалтер либо иные уполномоченные лица.

Покупателю при получении счёта-фактуры стоит проверить, кем он подписан и на каком основании действует представитель. Это связано с вычетом НДС: п. 2 ст. 169 НК РФ относит соблюдение требований п. 6 к условиям принятия налога к вычету. При этом подпись проверяют вместе с остальными обязательными требованиями к документу. Для обычного счёта-фактуры, документа на предоплату и корректировочного счёта-фактуры п. 2 связывает вычет с соблюдением соответствующих требований ст. 169 НК РФ, включая правила подписания. Поэтому при обнаружении проблемы с подписью определите, кто должен был подписать документ и чем подтверждено его право действовать от имени продавца.