Как пользоваться электронной подписью

Чтобы понять, как пользоваться электронной подписью, начните с документа, который хотите подписать. Выясните, какой вид подписи предусмотрен для его создания и отправки. Затем определите основание, по которому электронный документ приравнивается к бумажному с собственноручной подписью. Именно такое равенство регулирует ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись). Само наличие подписи ещё не отвечает на вопрос, подходят ли выбранный способ подписания и форма документа для ваших отношений с получателем.

Для квалифицированной электронной подписи действует общее правило ч. 1 ст. 6: подписанная ею информация признаётся электронным документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Однако есть исключение. Федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт может требовать составлять документ исключительно на бумаге. Поэтому перед подписанием нужно установить, допускается ли электронная форма именно для этого документа. Квалифицированная подпись не отменяет требование об исключительно бумажном оформлении.

Простая и неквалифицированная подписи применяются на иных условиях. По ч. 2 ст. 6 равнозначность бумажному документу возникает в случаях, предусмотренных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением участников электронного взаимодействия. Соглашение здесь означает установленные между участниками правила использования электронных документов. Нельзя переносить условия из одних отношений в другие без соответствующего основания: нужно обратиться к правилам, которые распространяются на конкретный обмен документами и выбранный вид подписи.

Для неквалифицированной подписи дополнительно посмотрите, как организована её проверка. Часть 2 ст. 6 требует, чтобы нормативный акт или соглашение, устанавливающие равнозначность документа, предусматривали порядок проверки подписи. Практический вопрос поэтому состоит не только в том, как применить электронную подпись к файлу. Нужно также выяснить, по каким правилам будет проверяться подписанный документ. Последовательность действий в программе определяется используемой системой; ст. 6 устанавливает правовые условия признания документа, а не команды интерфейса.

При простой электронной подписи ориентируйтесь на ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись). Она предусматривает, в частности, два условия, при одном из которых документ считается подписанным. Подпись может содержаться в самом документе. Другой вариант — использование ключа по правилам оператора информационной системы, в которой документ создаётся или отправляется. При этом в созданном или отправленном документе должна быть информация о лице, от имени которого он составлен или отправлен. Одного действия в системе без учёта этих условий недостаточно для вывода о соблюдении установленного порядка.

Отдельное внимание уделите правилам определения подписанта, то есть лица, которое подписывает документ. По ч. 2 ст. 9 нормативный акт или соглашение о признании простой подписи должны предусматривать такие правила. Там же должна быть закреплена обязанность сохранять конфиденциальность ключа простой подписи. Следовательно, при её использовании нужно соблюдать и порядок определения подписанта, и установленную обязанность по сохранению ключа в тайне. Эти условия относятся к самому использованию подписи, а не только к моменту отправки документа.

Если возникает вопрос, как пользоваться сертификатом электронной подписи, сначала соотнесите его с видом подписи и задачей подписания. Правовые условия признания документа и техническая последовательность работы с сертификатом — разные вопросы. Статьи 6 и 9 не описывают установку сертификата или выбор команд в программе. На основании этих норм можно определить условия применения подписи, но нельзя вывести универсальную инструкцию для любого программного средства. Для конкретного действия нужны правила той системы, в которой создаётся или отправляется документ.

Если документу требуется печать, учитывайте ч. 3 ст. 6. Электронный документ с усиленной электронной подписью, признанный равнозначным бумажному с собственноручной подписью, при предусмотренных этой частью условиях равнозначен и документу с печатью. При этом возможны дополнительные требования по закону, нормативным актам или соглашению. А когда законодательство требует подписей нескольких лиц, ч. 3.1 ст. 6 предусматривает подписание документа соответствующими лицами тем видом подписи, который установлен для такого документа.

Наконец, ч. 4 ст. 6 разрешает одной подписью подписать пакет связанных электронных документов. Обычно каждый документ внутри такого пакета считается подписанным тем же видом подписи. Но для включённых документов, созданных и подписанных другими лицами установленным видом подписи, предусмотрено исключение: сохраняется значение первоначального подписания. Поэтому при работе с пакетом учитывайте не только общую подпись, но и происхождение вложенных документов. Подписание пакета не означает, что все его документы во всех случаях считаются созданными и подписанными одним лицом.