Как подписывать электронные транспортные накладные

Электронную транспортную накладную, или ЭТрН, подписывают участники информационного взаимодействия. Правило о видах подписи закреплено в п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ — Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Поэтому ответ на вопрос, как подписать транспортную накладную в ЭДО, начинается с определения подписанта и допустимого для него вида подписи. ЭДО означает электронный документооборот.

Основной вариант, прямо названный в ст. 18.1 УАТ, — усиленная квалифицированная электронная подпись. Закон также допускает усиленную неквалифицированную электронную подпись физического лица, в том числе действующего на основании доверенности. Это разные предусмотренные нормой варианты. Нельзя считать любую электронную подпись подходящей только потому, что система позволяет прикрепить её к документу. Для неквалифицированной подписи в норме перечислены дополнительные условия.

Сертификат ключа проверки неквалифицированной подписи должен быть создан и использоваться в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, применяемых для электронных государственных и муниципальных услуг. Сертификат здесь связан с проверкой подписи. Статья 18.1 УАТ отсылает к порядку, установленному Правительством Российской Федерации. Это означает, что обычная неквалифицированная подпись без предусмотренной связи с такой инфраструктурой не становится допустимой для ЭТрН автоматически.

Есть и условие о защите информации. Взаимодействие физического лица с указанной инфраструктурой должно быть организовано с применением средств защиты, прошедших установленную процедуру оценки соответствия. Поэтому при выборе неквалифицированной подписи нужно учитывать весь набор условий п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ. Одного совпадения названия подписи с названием в законе для вывода о её применимости недостаточно.

Отдельное исключение предусмотрено для грузополучателя, который является физическим лицом. Он может подписать электронный перевозочный документ простой электронной подписью. Однако ключ этой подписи должен быть получен им при личной явке по правилам использования простой электронной подписи для электронных государственных и муниципальных услуг. Статья 18.1 УАТ связывает разрешение именно с этими условиями, а не просто со статусом физического лица.

Исключение для грузополучателя нельзя переносить на любого участника перевозки. Если человек подписывает накладную в другом качестве, сама по себе возможность пользоваться простой подписью в иных отношениях не подтверждает её допустимость здесь. Сначала определите, выступает ли подписант грузополучателем — физическим лицом. Если это так, следующий вопрос — как именно был получен ключ простой подписи и соблюдено ли условие личной явки.

Если электронную транспортную накладную подписывает представитель, нужно учитывать основание его действий. Пункт 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ прямо упоминает физическое лицо, действующее на основании доверенности, применительно к усиленной неквалифицированной подписи. Наличие доверенности при этом не отменяет требований к сертификату и инфраструктуре. Полномочие действовать за другое лицо и допустимый вид электронной подписи — разные вопросы, которые нужно согласовать перед подписанием.

Доступ к системе и подписание документа тоже следует различать. По п. 9 ч. 4 ст. 18.1 УАТ оператор идентифицирует участников через Единую систему идентификации и аутентификации либо с использованием сертификата ключа проверки усиленной квалифицированной подписи. Идентификация позволяет установить участника. Из неё самой не следует, что конкретная транспортная накладная уже подписана: для подписи действует самостоятельное правило ч. 1 этой статьи.

Электронный документооборот перевозочных документов связан с соглашением об ЭДО. Обязанность обеспечивать его заключение и исполнение возложена на оператора п. 18 ч. 4 ст. 18.1 УАТ. При организации подписания имеет смысл сопоставить условия соглашения с выбранным видом подписи. Само наличие соглашения не позволяет заменить установленные законом требования произвольным способом подтверждения документа, удобным участникам обмена.

Подписание связано и с дальнейшим движением документа. По п. 1 ч. 1 ст. 18.1 УАТ электронные перевозочные документы подлежат направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обеспечивать такое направление обязан оператор информационной системы согласно п. 7 ч. 4 той же статьи. Поэтому в работе с ЭТрН нужно различать подпись участника и передачу документа оператором в государственную систему.

Технические требования к информационным системам устанавливает Правительство Российской Федерации, а оператор обязан обеспечивать соответствие своей системы этим требованиям. Это предусмотрено ч. 3 и п. 5 ч. 4 ст. 18.1 УАТ. Закон задаёт требования к системе и подписи, но не описывает названия кнопок или последовательность экранов. Способ работы в интерфейсе не меняет правовых условий выбора электронной подписи.

Практически вопрос о том, как подписывать электронной подписью ЭТрН, решается последовательно: кто подписант, на каком основании он действует и какой вид подписи использует. Затем соотносят этот вариант с условиями ст. 18.1 УАТ и организацией обмена через оператора. Для грузополучателя — физического лица отдельно проверяют условия простой подписи; для усиленной неквалифицированной — условия сертификата, инфраструктуры и средств защиты информации.