Как подписать документ простой электронной подписью

Чтобы подписать документ простой электронной подписью, сначала определите, по каким правилам вы обмениваетесь документами с получателем. Практически здесь два вопроса: каким действием вы подписываете документ и почему получатель должен признавать его равнозначным бумажному с вашей собственноручной подписью. Способ подписания регулирует ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись), а основание для такой равнозначности — ч. 2 ст. 6 того же закона.

Если документ создаётся или отправляется через информационную систему, используйте ключ простой электронной подписи в порядке, установленном её оператором. При этом в созданном или отправленном документе должна содержаться информация о лице, от имени которого он создан или отправлен. Проверяйте не только выполнение действия в системе, но и то, к кому относится документ: это условие предусмотрено п. 2 ч. 1 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Другой предусмотренный вариант — простая электронная подпись содержится непосредственно в электронном документе. Выбирая этот способ, ориентируйтесь на правила вашего электронного взаимодействия: они должны позволять определить, кто подписывает документ по своей простой подписи. Условия о наличии подписи в документе и об определении подписанта закреплены в п. 1 ч. 1 и п. 1 ч. 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Для замены бумажного документа найдите подходящее основание: соответствующий случай должен быть установлен законом, нормативным правовым актом или соглашением участников электронного взаимодействия. Если вы опираетесь на соглашение с получателем, проверьте, распространяется ли оно на документ, который собираетесь подписать. Участникам нужно согласовать признание такого документа равнозначным подписанному от руки с соблюдением требований к простой подписи — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

В соглашении или применимых правилах должны быть предусмотрены определение подписанта по его простой электронной подписи и обязанность сохранять конфиденциальность ключа. Это означает, что порядок обмена должен связывать подпись с конкретным человеком, а лицо, создающее или использующее ключ, обязано держать его в тайне. Перед подписанием сопоставьте эти условия с тем, как вы фактически используете ключ: оба требования установлены ч. 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Если получатель спорит с юридической силой документа, разделите предмет разногласий: соблюдён ли способ подписания, определяется ли подписант и есть ли основание признать документ равнозначным бумажному. Для обсуждения понадобятся сам электронный документ, правила оператора при использовании системы и соглашение, если признание основано на нём. Эти вопросы соотносятся с ч. 1 и 2 ст. 9 и ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись). Документы со сведениями, составляющими государственную тайну, подписывать простой подписью запрещено; запрет действует и в системе с такими сведениями — ч. 4 ст. 9.