Как подписать бумажный документ электронной подписью

Если у вас есть бумажный документ, для подписания электронной подписью сначала нужна его электронная версия. Подпись применяется к информации в электронной форме. Практический вопрос здесь — будет ли подписанный электронный документ иметь такое же значение, как бумажный с собственноручной подписью. Условия такого признания зависят от выбранного вида электронной подписи — ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

При выборе квалифицированной электронной подписи действует общее правило равнозначности: подписанная ею электронная информация признаётся документом, который можно использовать наравне с подписанной бумагой. Но сначала выясните, допускается ли электронная форма для вашей задачи. Если федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует составить документ исключительно на бумаге, электронный вариант не заменит его — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ.

Если вы хотите использовать простую либо неквалифицированную электронную подпись, найдите основание для признания документа равнозначным бумажному. Это может быть федеральный закон, соответствующий нормативный правовой акт или соглашение участников электронного взаимодействия. Например, при обмене документами по соглашению имеет значение, какие случаи признания электронной формы предусмотрели участники. Нельзя переносить общее правило для квалифицированной подписи на любой способ электронного подписания: для этих двух видов действует условие, закреплённое в ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.

Для неквалифицированной подписи обратите внимание ещё и на порядок её проверки. Он должен быть предусмотрен нормативным правовым актом или соглашением, на основании которого электронный документ признаётся равнозначным подписанной бумаге. Поэтому при подготовке электронного обмена нужно определить не только вид подписи, но и правила, по которым участники будут её проверять — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.

Если бумажный документ должен быть заверен печатью, сопоставьте это требование с условиями электронной формы. Электронный документ с усиленной электронной подписью, признанный равнозначным бумажному с собственноручной подписью, равнозначен также бумажному документу с подписью и печатью. При этом закон, соответствующие нормативные правовые акты или соглашение участников могут предусматривать дополнительные требования к такому электронному документу — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ.

Когда по закону документ должны подписать несколько лиц, организуйте подписание каждым из требуемых подписантов. Электронный документ подписывают изготовившие его лица или уполномоченные должностные лица установленным для него видом подписи — ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ. Для нескольких связанных документов допускается подписание пакета одной электронной подписью. Однако включение в пакет документов, уже созданных и подписанных другими лицами, сохраняет их первоначального подписанта и вид подписи — ч. 4 ст. 6 63-ФЗ.