Коротко
Да, акт можно подписать квалифицированной электронной подписью, если для него не обязательна исключительно бумажная форма. Простая или неквалифицированная подпись подходит, когда её использование предусмотрено законом, нормативным актом либо соглашением участников электронного обмена. Перед подписанием определите вид подписи, условия признания акта и круг лиц, которые должны его подписать.
Ответ подробно: выбор подписи для акта
Чтобы подписать акт электронной подписью, начните с выбора её вида и проверки требований к форме акта. Квалифицированная электронная подпись позволяет придать электронному акту силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но если для вашего акта федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует исключительно бумажный носитель, оформить его только электронно нельзя. Это исключение предусмотрено ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Если вы хотите использовать простую или неквалифицированную подпись, выясните, на каком основании стороны признают подписанный акт. Таким основанием может быть федеральный закон, нормативный правовой акт или соглашение между участниками электронного взаимодействия. При выборе соглашения нужно закрепить в нём случаи, когда электронный акт равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Для неквалифицированной подписи соглашение должно также предусматривать порядок её проверки. Эти условия следуют из ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Выбирая простую подпись, обратите внимание на условия соглашения об электронном обмене. Оно должно отвечать требованиям, к которым отсылает ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись). Договорённость об отправке акта в электронном виде и договорённость о признании подписанного документа решают разные вопросы: для равнозначности бумажному акту нужны именно условия признания. Ориентируйтесь на то, какой вид подписи предусмотрен для вашего обмена и какие акты охватывает соглашение.
Когда для акта требуется печать, учитывайте отдельное правило. Электронный документ с усиленной электронной подписью, уже признаваемый равнозначным бумажному с собственноручной подписью, приравнивается и к документу, заверенному печатью. При этом закон, принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт или соглашение участников могут предусматривать дополнительные требования. Их нужно учитывать при оформлении конкретного акта — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Если законодательство требует подписей нескольких лиц, электронный формат сохраняет это требование. Акт должны подписать изготовившие его лица, в том числе уполномоченные должностные лица организации, установленным законодательством видом электронной подписи. Определите состав подписантов до завершения оформления документа: ч. 3.1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись) связывает подписание с теми лицами, которые изготовили документ.
Акт можно включить в пакет связанных электронных документов и подписать пакет одной электронной подписью. Тогда документы в пакете считаются подписанными тем же видом подписи. Для включённых документов, созданных другими лицами и уже подписанных ими установленным видом подписи, сохраняются первоначальный подписант и вид подписи. Это позволяет отличить подпись пакета от подписи ранее изготовленного акта — ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Что говорит закон: сила квалифицированной подписи
Статья в редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: оформление электронного акта
Выбор подписи связан с формой документа и условиями его признания по ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
- 1Уточните форму актаПроверьте, допускается ли электронный документ: требование исключительно бумажной формы препятствует такому оформлению.
- 2Выберите вид подписиДля квалифицированной подписи действует правило о равнозначности бумажному документу. Для простой или неквалифицированной установите основание признания акта, включая соглашение участников обмена.
- 3Согласуйте условия признанияЕсли используете соглашение, предусмотрите в нём соответствующие случаи признания актов. При неквалифицированной подписи закрепите также порядок проверки подписи.
- 4Подпишите акт с учётом требований к немуИспользуйте выбранный вид подписи. Если закон требует нескольких подписантов, обеспечьте подписание лицами, изготовившими документ, установленным видом подписи; при требовании печати учитывайте дополнительные условия.
Документы: акт и условия электронного обмена
Подготовьте документ для подписания и соглашение, если оно служит основанием признания электронной подписи.
| Документ |
|---|
| Акт в электронной форме, который предстоит подписать. |
| Соглашение участников электронного взаимодействия — при признании простой или неквалифицированной подписи на основании соглашения. |
Частые вопросы: подписание акта
Условия для разных вариантов оформления акта по ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Подойдёт ли для акта неквалифицированная электронная подпись?
Такой вариант допустим при признании документа на основании закона, нормативного правового акта или соглашения участников электронного взаимодействия. Правила признания должны предусматривать порядок проверки неквалифицированной подписи — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Можно ли подписать акт вместе с другими документами?
Связанные документы разрешено объединить в пакет и подписать одной электронной подписью. У документов других лиц, уже подписанных установленным видом подписи, сохраняется первоначальная подпись независимо от подписи пакета — ч. 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Как быть, если акт должен быть заверен печатью?
Для документа с усиленной электронной подписью действует правило о равнозначности бумажному документу с печатью, если он признаётся равнозначным документу с собственноручной подписью. Проверьте также дополнительные требования закона, нормативного правового акта или соглашения — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).
Услуги и темы рядом
При выборе способа подписания акта могут пригодиться консультация адвоката и материалы о цифровых правах.
Не откладывайте защиту