Как перейти на электронные транспортные накладные

Чтобы перейти на электронные транспортные накладные, начните с распределения обязанностей по оформлению перевозки. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Обычно её составляет грузоотправитель, но стороны могут договориться об ином. Если оформлением будет заниматься другой участник, закрепите это в договоре перевозки, чтобы отправитель и перевозчик одинаково понимали, кто готовит документ. Такой выбор допускает ч. 1 ст. 8 УАТ.

Затем выберите оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Для ознакомления с реестром операторов предусмотрен открытый доступ на официальном сайте федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Сверка выбранного оператора с реестром позволит определить, с кем организовывать обмен, — ч. 15 ст. 18.1 УАТ.

С оператором согласуйте электронный документооборот перевозочных документов. Обеспечение заключения и исполнения соответствующего соглашения относится к его обязанностям. Обсудите также взаимодействие с перевозчиком: участники могут пользоваться системами разных операторов. Обмен между такими системами должен обеспечивать оператор, поэтому переход не требует выбора всеми участниками одной системы — п. 17 и 18 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

Для договора можно использовать условие: «Транспортная накладная формируется в электронной форме грузоотправителем». Если стороны выбирают другого составителя, укажите его вместо грузоотправителя. Условие о составителе согласуйте с фактической организацией работы. Формировать накладную нужно по установленным правилам и в утверждённом формате; произвольный электронный файл вместо такого документа не подходит — ч. 1 и 2 ст. 8 УАТ.

При настройке обмена предусмотрите направление документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Эту передачу обеспечивает оператор через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. У него также есть обязанности по круглосуточной обработке, защите сведений и резервированию базы. Согласовывая работу, сопоставьте предлагаемый порядок с этими обязанностями — п. 6, 7, 10, 13 и 14 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

До отправки груза соберите сопроводительные документы, обязательные для конкретной перевозки: например, сертификаты или паспорта качества, когда их наличие предусмотрено законодательством. Если документы либо сведения о них содержатся в государственных информационных системах, допускается указать в накладной их регистрационные номера. Электронная форма накладной сохраняет эту обязанность грузоотправителя — ч. 4 ст. 8 УАТ.

Разделяйте выбор электронной формы и вопрос об обязательном переходе. Часть 1 ст. 8 УАТ предусматривает бумажную и электронную накладную, а ч. 1 ст. 18.1 УАТ связывает формирование электронных документов со случаями, предусмотренными транспортным законодательством. Для перевозки с допустимым выбором формы можно согласовать электронное оформление с контрагентом. Условия и сроки представления информации в государственную систему определяются Правительством Российской Федерации — ч. 16 ст. 18.1 УАТ.