Как ответить на запрос о предоставлении информации

Чтобы составить ответ на запрос, начните с его содержания: кому нужны сведения, о чём именно спрашивают и какое основание указано. Одного названия письма недостаточно для выбора правил. Представленные нормы охватывают обращения о персональных данных, требования о коммерческой тайне и истребование документов при налоговой проверке. Для этих случаев нельзя установить общий срок или одинаковый способ передачи информации.

Если человек обращается за своими персональными данными, применяется ст. 20 О персональных данных. Оператор, то есть тот, кто обрабатывает данные, сообщает об их наличии и предоставляет возможность с ними ознакомиться. При получении запроса срок составляет десять рабочих дней. Продление возможно максимум на пять рабочих дней, если направить человеку мотивированное уведомление с объяснением причин задержки.

Отказ человеку в доступе к его данным также оформляется по ст. 20 О персональных данных: письменно, с мотивировкой и ссылкой на законное основание. Простого сообщения о нежелании раскрывать сведения недостаточно. Эта статья отдельно регулирует запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных: информацию ему передают в течение десяти рабочих дней; продление допускается с мотивированным уведомлением.

Для коммерческой тайны ст. 6 Закона № 98-ФЗ связывает предоставление сведений органу власти с мотивированным требованием. Проверьте подпись уполномоченного должностного лица, цель, правовое основание и срок предоставления информации. Сведения, составляющие коммерческую тайну, предоставьте органу власти по такому требованию в указанный в нём срок. При отказе орган вправе затребовать сведения через суд. Запросы судов, органов предварительного следствия и дознания по находящимся у них делам регулируются отдельно той же статьёй.

На передаваемых органам документах с коммерческой тайной нужен соответствующий гриф и сведения об обладателе. По ст. 6 Закона № 98-ФЗ организация указывает полное наименование и место нахождения, индивидуальный предприниматель — фамилию, имя, отчество и место жительства. Поэтому подготовка ответа включает оформление самих приложений, а не только сопроводительного письма.

При налоговой проверке ст. 93 НК РФ позволяет истребовать необходимые для неё документы. Если ответ подаётся на бумаге, проверяемое лицо заверяет копии, а листы оформляет с нумерацией и прошивкой по установленным требованиям. Электронное представление предусмотрено через личный кабинет налогоплательщика или по телекоммуникационным каналам связи. Для передачи по таким каналам требуется усиленная квалифицированная электронная подпись. Обычное письмо по электронной почте в перечисленные способы не входит.

Общий срок представления документов по ст. 93 НК РФ — 10 дней со дня получения требования; для указанных в статье специальных проверок предусмотрены иные сроки. Если времени недостаточно, письменно уведомите проверяющих в течение дня, следующего за днём получения требования: объясните причины и назовите срок, когда сможете представить документы. Продление оформляется решением. Если документы уже передавались, используйте предусмотренное этой статьёй уведомление с реквизитами прежнего представления и названием налогового органа, учитывая установленные исключения.