Как отразить авансы в книге покупок

Если вы получили аванс как продавец, определите, что произошло после предоплаты: состоялась отгрузка или пришлось вернуть деньги из-за изменения либо расторжения договора. От этого зависит момент регистрации счёта-фактуры в книге покупок. Для обоих случаев п. 22 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137, связывает запись с авансовым счётом-фактурой, который продавец уже зарегистрировал в книге продаж при получении оплаты. Речь идёт и о полной, и о частичной предоплате.

При отгрузке товаров в счёт аванса перенесите в книгу покупок сведения об этом счёте-фактуре и укажите соответствующую сумму налога на добавленную стоимость — НДС. По п. 22 момент записи связан именно с отгрузкой в счёт полученной суммы. Аналогичный порядок действует, когда предоплата поступила за работы или услуги: основанием для регистрации становится выполнение работ или оказание услуг в счёт этой оплаты. Сопоставьте авансовый счёт-фактуру с исполнением, которое относится к полученной предоплате.

Если покупатель рассчитывался без денег, при отгрузке также применяется порядок регистрации из п. 22. Безденежная форма расчётов прямо включена в правило о счетах-фактурах, ранее отражённых продавцом в книге продаж. Для выбора момента записи ориентируйтесь на исполнение в счёт полученной оплаты, а не на форму расчётов с покупателем.

При возврате аванса последовательность другая. Если условия договора изменились или договор расторгнут и соответствующая предоплата возвращена, сначала отразите в учёте операции по корректировке в связи с отказом от товаров, работ, услуг или имущественных прав. После этого зарегистрируйте прежний авансовый счёт-фактуру в книге покупок. По п. 22 сделать это нужно не позднее одного года со дня отказа. При подготовке записи сопоставьте дату отказа, возврат оплаты и отражение корректировки: срок привязан к отказу, а регистрация следует за учётными операциями.

Для налогового агента, который одновременно является плательщиком НДС, п. 22 предусматривает также случай возврата ему перечисленного аванса при изменении условий или расторжении договора. Если агент относится к указанным в этом пункте категориям и при оплате составил и зарегистрировал счёт-фактуру в книге продаж, его регистрируют в книге покупок после учётной корректировки в связи с отказом. Здесь также действует предел в один год со дня отказа.

Различайте книгу покупок и журнал учёта счетов-фактур. Исправление записей журнала описано в п. 12, а регистрация авансового счёта-фактуры продавцом при отгрузке или возврате оплаты — в п. 22. Если задача касается именно аванса в книге покупок, сначала установите основание записи по п. 22: исполнение в счёт предоплаты либо возврат при изменении договорных условий. Правила исправления журнала относятся к другому учётному документу.