Как отразить аванс в книге продаж

Если вы продавец и получили деньги до поставки, отражение аванса в книге продаж связано с документом на предоплату. Зарегистрируйте счёт-фактуру, который выставили покупателю на полученную сумму. Правило охватывает не только товары, но и будущие работы, услуги, передачу имущественных прав. Основание для такой регистрации — п. 17 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Для выбора суммы записи различайте полную оплату будущей поставки и частичный аванс. В обоих случаях регистрируется счёт-фактура на сумму, уже полученную от покупателя. Если поступила лишь часть оплаты, ориентиром служит эта часть, а не вся стоимость предстоящей поставки. Пункт 17 связывает регистрацию именно с полученной оплатой или частичной оплатой. Это позволяет ответить на вопрос о сумме документа ещё до его регистрации в книге продаж.

При безденежной форме расчётов порядок также предусматривает регистрацию счёта-фактуры. Продавец выставляет его покупателю на полученную сумму оплаты в счёт будущего исполнения и регистрирует в книге продаж. Поэтому выбор безденежного расчёта не отменяет предусмотренную для него регистрацию. Такое правило прямо закреплено отдельным абзацем п. 17 и относится к предстоящим поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг и передаче имущественных прав.

Перед составлением авансового счёта-фактуры определите, не относится ли продавец к исключениям. Для налогоплательщиков, использующих предусмотренное п. 17 право на освобождение, счета-фактуры на полученную предоплату не составляются. Такое же исключение касается оплаты будущих поставок товаров, работ и услуг, отнесённых этим пунктом к особым случаям. Здесь решение о документе принимается с учётом основания освобождения продавца либо вида предстоящей поставки, а не только факта поступления денег.

Отдельно рассмотрите статус покупателя. Если деньги поступили от лица, которое не является плательщиком НДС, либо от освобождённого покупателя в случае, предусмотренном п. 17, продавец регистрирует платёжно-расчётные документы или документы со сводными данными. Последние объединяют оплату и частичную оплату, полученную от таких лиц в течение календарного месяца либо квартала. Это другой способ документального отражения аванса: для записи используются документы об оплате, в том числе содержащие её суммарные данные.

Не смешивайте освобождение продавца и статус покупателя при выборе документа. В первом случае речь идёт о том, составляется ли авансовый счёт-фактура; во втором — о регистрации платёжных или сводных документов при получении денег от соответствующих покупателей. Практическая последовательность такая: определите характер предоплаты, проверьте применимость исключения для продавца и выберите документ с учётом категории покупателя. Все эти варианты отражения полученного аванса предусмотрены п. 17.