Как отправить электронную транспортную накладную

Для отправки электронной транспортной накладной сначала определите, через какую систему будет идти обмен. Часть 2 ст. 18.1 УАТ связывает передачу документов между участниками перевозки с использованием информационных систем электронных перевозочных документов. Через эти же системы документы и содержащиеся в них сведения направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Поэтому при выборе сервиса нужно выяснить, обеспечивает ли он именно такой обмен.

Проверьте включение оператора выбранной системы в реестр. По ч. 14 ст. 18.1 УАТ использование системы оператора, которого в реестре нет, для формирования накладной, обмена и передачи сведений в государственную систему запрещено. Доступность самого реестра предусмотрена ч. 15 той же статьи. Проверка относится к оператору системы, через которую предполагается оформлять перевозочные документы.

Затем установите, кто должен сформировать накладную. По ч. 1 ст. 8 УАТ её составляет грузоотправитель, но договор перевозки может предусматривать другое. Если отправку организует иной участник, сначала сопоставьте его роль с условиями договора. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза, поэтому распределение обязанностей по её составлению имеет практическое значение для участников перевозки.

Электронный документ должен соответствовать установленному формату. Часть 2 ст. 8 УАТ предусматривает утверждение такого формата, а форму накладной и порядок её оформления или формирования связывает с правилами перевозок грузов. Сама ст. 18.1 УАТ определяет правовой способ обмена, но не описывает кнопки конкретного сервиса. Порядок обмена и направления сведений в государственную систему устанавливается Правительством Российской Федерации.

Если контрагент пользуется другой системой, оператор обязан обеспечить обмен с ней. Пункт 17 ч. 4 ст. 18.1 УАТ возлагает на оператора обязанность обмениваться электронными перевозочными документами и при использовании участниками систем других операторов. При организации отправки выясните, как выбранный сервис обеспечивает взаимодействие с системой вашего контрагента. Также учтите соглашение об электронном документообороте перевозочных документов: обязанность оператора обеспечивать его заключение и исполнение закреплена в п. 18 ч. 4 этой статьи.

Подготовка к отправке касается и документов на груз. В ч. 4 ст. 8 УАТ предусмотрено представление дополнительных документов, когда их наличие установлено соответствующими правилами и законодательством. Если сведения о них содержатся в государственных информационных системах, допускается указать регистрационные номера в накладной. Это позволяет определить, какие сопроводительные документы понадобятся именно для перевозимого груза, и включить нужные сведения при формировании накладной.